Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Планирование работы менеджера

1. Роль и значение планирования личной работы менеджера

Руководитель является центральной фигурой в организации, от результативности его работы зависит успех всей системы управления и организации в целом. Функции менеджера многогранны, а его деятельность находится под постоянным воздействием собственников, высшего руководства, подчиненных, потребителей, деловых партнеров и др. Чтобы строить свою работу эффективно и не иметь стрессов менеджеру необходимо экономно и рационально использовать время, то есть планировать собственную работу.

Под планированием рабочего времени понимают составления перечня текущих дел с указанием примерной их продолжительности. Планирование личной работы является составной частью рациональной организации труда менеджера и направлено на подготовку к реализации целей и структурирования времени.

Время - один из ресурсов, который не обновляется. Его недостаток на выполнение поставленных задач приводит к необоснованному увеличению продолжительности рабочего дня, что в свою очередь повышает нагрузку и стресовость работы менеджера.

Аналогично тому как организация планирует стратегию своей деятельности каждый человек должен думать о своем будущем и не поддаваться случайным событиям.

Практическое значение планирования личной работы менеджера состоит в следующем:

1. Способствует развитию целеустремленности.

2. Является связующим звеном между постановкой цели и ее достижением.

3. Позволяет оценить практические возможности достижения целей.

4. Улучшает поиск лучших и более эффективных путей достижения целей.

5. Выявляет и устанавливает зоны потенциальных проблем и неожиданных последствий.

6. Обеспечивает основу для оценки затрат и разработки бюджета, календарного плана.

7. Является основой для контроля эффективности своей работы.

8. Способствует снижению риска в процессе принятия решений.

9. Повышает удовлетворенность.

При планировании необходимо ответить на вопросы:

· Что должно быть сделано?

· Когда это должно быть сделано?

· Кто это будет делать?

· Где это будет сделано?

· Что для этого необходимо? И др.

2. Особенности планирования труда менеджера

Процесс планирования труда руководителя должен начинаться с выбора личных целей, что предусматривает три этапа:

1. Определение целей в личностном и профессиональном плане. Цели должны быть достижимыми, конкретными, согласованные между собой(если их несколько), измеримыми и ориентированы во времени.

2. Анализ возможностей достижения поставленных целей. (свои сильные и слабые стороны, необходимые ресурсы).

3. Уточнение и конкретная формулировка целей.

На практике планирование времени состоит в его распределении по видах работ. (рис. 1)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис 1. Схема процесса планирования личной работы менеджера

На первом этапе менеджер составляет перечень дел, которые следует выполнить в течение планового периода. Это могут быть: задание из перспективного перечня дел; задания, которые не выполнены в прошлом периоде; прибавлены другие дела; задания, которые периодически возникают. Перечень работ следует составлять в письменной форме.

При этом первыми к плану личного труда менеджера заносятся дела из внешней инициативы.

Например, в перечне дел на день отображают такие вопросы: проведение совещаний, приемов, робота, с документацией, поездки, контроль, телефонные переговоры но др. На этой стадии достаточно лишь приближенной ранжировки заданий, то есть распределению их за степенью важности или срочности.

Второй этап: после составления перечня работ на плановый период необходимо определить расходы времени, нужного для выполнения каждого вида работы.

Безусловно, это сложное задание, поскольку менеджеру трудно предварительно предусматривать, в каких расходах времени нуждается но другая работа ли. Здесь многое зависит от сложности и необыкновенности разрешимых заданий, опыта и профессионализма самого менеджера, квалификации управленческого персонала и других факторов. Вместе с тем длительность ряда управленческих действий можно оценивать достаточно точно. Например, руководители регламентируют предварительно длительность приема посетителей по личным вопросам, совещаний но др.

В целом оценка нужных расходов времени будет приблизительной, что будет нуждаться в их коррекции в ходе реализации заданий. Вместе с тем установление длительности выполнения работ дисциплинирует менеджера, принуждает его заключаться в установленный срок.

Третий этап: поскольку предварительно невозможно предусмотреть, какие задания нужно будет выполнить в течение планового периода, следует зарезервировать время для непредвиденных дел.

Вообще рабочее время менеджера можно разделить на три части с таким распределением времени:

Запланированы дела - 60 % (исходя из 8-часового рабочего дня, запланированная активность не должна превышать 5-6 час в день);

Резерв времени на непредсказуемые работы - 20 %;

Резерв времени на творческую деятельность менеджера и повышение квалификации - 20 %.

Следовательно, соотношение между плановым временами и резервом должен составлять 60:40.

Благодаря установленному резерву времени менеджер имеет возможность в течение планового периода адекватно реагировать на возможные осложнения в процессе реализации тех или других заданий, решать непредсказуемые дела, заниматься творчеством.

Четвертый этап: необходимо определить фонд рабочего времени планового периода. Определяя плановое время, следует выходить из 5-6 час. на день. Таким образом, в недельном плане на пятидневную неделю общий фонд рабочего времени будет составлять 40 час., а для решения плановых заданий - не больше, как 30 час.

Пятый этап: прежде чем окончательно установить план личной работы, необходимо осуществить контроль путем сопоставления рассчитанных на втором этапе расходов времени на выполнение плановых работ с фондом рабочего времени.

Если наблюдается превышение нужных расходов времени над фондом планового периода, необходимо пересмотреть перечень плановых работ. Менеджеру следует проранжировать плановые работы с точки зрения их важности и неотложности и изъять второстепенные действия. Да, не очень срочные дела можно перенести для выполнения в следующем периоде. Следует также делегировать часть работ подчиненным.

Шестой этап: менеджер составляет план личной работы к выполнению. Для удобства такие планы рекомендуется разрабатывать с помощью дневников времени, в которых отображают задания, необходимые действия, номера телефонов, адреса, и другую информацию.

Седьмой этап: внесение изменений во время реализации плана (то есть обеспечение его гибкости).

Практика свидетельствует, что планирование личного труда не нуждается от менеджера в значительных расходах времени. Для составления плана достаточно потратить в конце рабочего дня 10-20 мин.. Зато преимущества планирования личного труда будут превышать эти расходы.

Планы могут быть: долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные. Они должны быть согласованы между собой. При составление краткосрочных планов определяется центральная наиболее трудоемкая задача периода, которая должна быть решена. Дневной план работы должен включать не более 10 проблем, из которых не более 3 - первоочередные, выполнение которых следует начинать в первую очередь. Важные а также неприятные дела следует выполнять утром, чтобы к вечеру их удалось завершить. Однородные задачи следует группировать блоками, это позволяет экономить время и не "перескакивать" с одной проблемы на другую.

В месячных планах необходимо учитывать собственные биоритмы, критические дни.

При планировании времени необходимо выявлять ключевые задачи, функции.

3. Выбор приоритетных дел менеджера

Определить приоритетность - означает принять решения о том какие задачи выполнить в первую очередь, а какие имеют второстепенное значение. Это дает возможность работать только над действительно важными и необходимыми задачами; концентрировать внимание на выполнении только одного задания; определять задачи, которые могут выполнить другие.

Выбор приоритетных задач может осуществляться при помощи:

· Принципа Паретто;

· Метода АБВ анализа;

· Метод Ейзенхауера.

Принципа Паретто состоит в том, что в пределах определенного множества небольшие части имеют большее значение нежели это соответствует их удельному весу в этом множестве (соотношение 80:20). Например: 20% запасов сырья или товаров составляют 80% его стоимостии; 20% клиентов приносят 80% выручки. 20 % затрат труда на действительно важные проблемы обеспечивают 80% результата. На оставшиеся 80% затрат труда на второстепенные проблемы приходится только 20% РЕЗУЛЬТАТА. Принципа Паретто УКАЗЫВАЕТ РУКОВОДИТЕЛЯМ на неодинаковую важность решаемых задач и нацеливает на первоочередность выполнения важных проблем.

Метод АБВ анализа основывается на таких закономерностях:

· Самые выжные задачи (категория А) составляют примерно 15% всего количества задач, которые выполняет менеджер. Значимость их с точки зрения вклада в достижение цели составляет примерно 65% (на них должно тратиться 65% времени и они должны выполняться непосредственно менеджером);

· На важные задачи (категория Б) приходится примерно 20% общего количества задач и также 20% значимости их в достижении цели (на их выполнение нужно отводить 20% запланированного времени, если нужно больше- можно делегировать подчиненныи;

· Менее важные и несущественные задания (категория В) составляют 65% общего количества задач, но их важность оценивается только в 15% (на выполнение таких задач нужно отводить 15% времени. Практически все они могут быть делегированы).

Самое трудное в методе АБВ- анализа -это выбор приоритетов, то есть ранжирование задач по категориях.

Президент США Д. Ейзенхауер распределял задачи по двум категориям: важность и срочность. В зависимости от их уровня существует 4 возможности их оценки и выполнения:

1. Срочные и важные дела. Требуют быстрого выполнения лично менеджером.

2. Срочные, но менее важные дела. Следует делегировать по возможности (есть компетентные подчиненные, которым доверяет менеджер).

3. Менее срочные но важные дела. Следует держать под контролем, полностью или частично поручать другим.

4. Менее срочные и менее важные. Д. Ейзенхауер считал, что их не следует выполнять даже подчиненным.

4. Делегирование полномочий в деятельности менеджера

В теории управления общепризнанным является «золотое правило», сущность которого такова: самой важной способностью менеджера является получение результатов через своих работников. В той степени, в которой он умело передает свои полномочия исполнителям, он эффективно руководит. Чем больше и чаще менеджер применяет этот метод, тем более оптимальной оказывается и организация выполнения в целом. Делегирование полномочий работникам психологически предусматривает единство доверия и требовательности - базовый принцип, который «работает» на организацию «коммуникативного пространства»: доверяя, менеджер предоставляет работникам возможность максимально использовать их опыт, знание и способности, в исполнении заданий, а требуя, он повышает ответственность работников за их качество, объемы и сроки.

Таким образом, четкое и обоснованное распределение обязанностей, прав и ответственности, - важнейшая предпосылка эффективной деятельности менеджера. рабочее время менеджер

Делегирование - это передача подчиненному на выполнение заданий или деятельности из сферы действий руководителя.

Делегирование является необходимым, поскольку менеджеру не хватает времени для эффективного выполнения положенных на него заданий. Поэтому не случайно умение делегировать задачи и полномочия рассматривают как одно из важнейших качеств менеджера.

Для того, чтобы понять сущность метода делегирования, важно понять его преимущества и недостатки (таблица. 1).

Таблица 1. Преимущества и недостатки метода делегирования полномочий с точки зрения менеджера

Недостатки	Преимущества
Работники не будут работать с полной отдачей («Разве они будут работать так, как я?»	Получив самостоятельность, работники будут работать с полной отдачей
Работники еще не готовы к такой работе («их еще учить и учить»)	Сразу будет видно, кто хочет и может повышать свое мастерство, а кто нет
Работники не захотят брать на себя лишнюю ответственность (они работают «от» и «к»)	Расширится круг обязанностей работников в проявлении их инициативы
Нужно время, чтобы приучить работников к работе таким методом («Трудно разговаривать, убеждать»)	Психологические барьеры преодолеваются в самом процессе делегирования

Делегированию подлежат не все обязанности и права, а лишь та их часть, которая не является прерогативой (исключительным правом) менеджера (например, издание приказов, подпись некоторых отчетных документов но др.). Действующими законодательными и нормативными актами определены перечень обязанностей и прав руководителей высшего управленческого уровня, которые нельзя делегировать.

Делегирование полномочий предусматривает усиление роли контроля выполнения задания. Чем большую часть своих обязанностей и прав менеджер передает (делегирует) другим лицам, тем более полной, более достоверной и более своевременной должна быть информация о том, как эти лица исполняют возложенные на них обязанности и используют предоставленные им права. Поэтому система контроля должна предусматривать постоянную и оперативную информацию менеджера о ходе выполнения работником делегированных ему обязанностей и использования прав.

Следует подчеркнуть, что делегирование полномочий имеет по большей части четко выражен субъективный характер. Действительно, каждый менеджер по-своему оценивает возможности и стремления подчиненных и в соответствии с этой личной оценкой предоставляет им те или другие полномочия.

Наиболее целесообразно использовать делегирование в таких ситуациях:

Менеджер видит и понимает, что подчиненный может выполнить определенную работу лучше;

Занятость не дает возможность менеджеру самому решить проблемы;

Менеджер пытается способствовать росту профессионального мастерства подчиненных; менеджеру необходимо высвободить время для решения других заданий. Реализация принципа делегирования полномочий имеет такие преимущества:

Повышается оперативность и улучшается качество управленческих решений, поскольку их принимают те работники, которые имеют наибольшую компетенцию, более полную и достоверную информацию;

У подчиненных развиваются инициатива, предприимчивость, желание самостоятельно работать, они пытаются завладеть навыками творческой деятельности;

Менеджер освобождается от выполнения второстепенных, рутинных работ;

Расширяется объем функций и заданий, которые выполняет предприятие.

Не подлежат делегированию такие функции и направления деятельности менеджера, как:

Установление целей;

Принятие решений;

Контроль результатов;

Перспективное планирование;

Руководство работниками;

Задачи особенной важности;

Задачи высокой меры риска;

Необычные, исключительные дела;

Актуальные, срочные дела, когда уже нет времени для объяснения, перепроверки;

Задачи строго доверительного характера;

Окончательное определение организационной структуры предприятия;

Окончательные решения относительно направлений финансовой, кадровой и социальной политики;

Решение относительно концепции маркетинга.

Применение метода делегирования полномочий предусматривает создание определенных организационных предпосылок, которые и обеспечивают в совокупности его эффект в реализации управленческих решений. Ситуации, в которых можно и в которых нецелесообразно делегировать полномочия, приведены в таблице.

Таблица 2. Условия делегирования полномочий

Ситуации, в которых можно делегировать полномочия	Ситуации, в которых нельзя делегировать полномочия
Проблема, которая требует решения, понятна работнику	Непонятно, какую проблему нужно решить.
Задание отвечает квалификации работника и уровню его компетентности	Задание не отвечает квалификации и уровню компетенции работника
Работник точно знает, чего от него ожидает менеджер	Работник не совсем представляет, что менеджер ожидает от его работы
Пределы полномочий работника четко зафиксированы.	Пределы полномочий нечеткие
Определяется персональная ответственность работника за конкретные конечные результаты	Ответственность определяется такой, что сама собой понимается, но детально не оговаривается
Работник точно знает, как будут оценены конечные результаты его работы, если он выполнит ее отлично, хорошо или удовлетворительно	Работнику не сообщается, как будут оцениваться конечные результаты его работы, если он будет пытаться выполнить ее отлично, хорошо или удовлетворительно.
Менеджер предлагает задание только тем, кто готов отозваться на них	Менеджер навязывает задание тем, кто не хочет на них отозваться
Задания передаются полностью, чтобы работник мог видеть весь объем работ	Задания передаются частями, в следствие чего теряется представление об объеме работ
Задания распределяются равномерно по контрольным срокам	Задания выдаются неравномерно, с нарушением контрольных сроков
Задание передается только одному работнику	Одно и то же задание передается нескольким работникам одновременно (для надежности)
Работнику открывается доступ к необходимой ему информации	Работнику не обеспечивается доступ к необходимой ему информации
Менеджер гарантирует необходимые виды поддержки и помощи за требованием работника	Менеджер не сдерживает своих обещаний о поддержке и помощи за требованием работника
Менеджер не вмешивается в работу работника, считая за лучше учить его на собственных ошибках, но таких, которые можно быстро исправить	Менеджер часто вмешивается в работу работника, тревожит его по пустякам, предупреждая о возможных ошибках
Работник представляет конечные результаты своей работы в вышестоящих инстанциях или сам, или вместе с менеджером	Конечные результаты работы работника используются его менеджером или анонимно, или в личных целях

Практическая реализация принципа делегирования полномочий может осуществляться по таким направлениям:

1. Перераспределение функций между членами руководства предприятия, то есть между менеджером и его заместителями. Основная цель - высвобождение менеджера от участия в рассматривании и решенной вопросов, которые могут рассмотреть и решить его заместители.

2. Передача части своих функций и прав членами руководства предприятия менеджерам линейных и функциональных структурных подразделений. На основе принятых решений корректируют и дополняют положение о подразделах, в частности те разделы, в которых определены обязанности и права их менеджеров.

3. Перераспределение функций между членами администрации предприятия, то есть линейными и функциональными менеджерами, их заместителями, с одной стороны, и ответственными исполнителями - с другой. Для этого уточняют должностные инструкции работников.

4. Временное предоставление работнику определенных прав для выполнения конкретного круга работ, решения задания и т.п.

5. Стимулирование работников, которые в ходе выполнения своих должностных обязанностей и поручений менеджера обнаруживают инициативу, самостоятельно решают вопрос, расширяют свои функции, берут на себя ответственность за проведение работ и операций, которые раньше не предусматривались.

6. Введение порядка, при котором на совещании менеджера может представлять уполномоченное им лицо.

7. Предоставление права менеджерам подразделов и ответственным исполнителям в пределах их компетенции, которая ограничена должностными инструкциями, принимать соответствующие решения и подписывать документы, которые выходят за пределы предприятия (переписка от имени предприятия).

В практике управления метод делегирования полномочий часто упрощается до предела: работнику просто «сваливают» задание. Если справится, значит, сможет. Но это совсем не значит, что сумеет. Так закрепляется неверное понимание делегирования полномочий работникам с ориентацией на конечный результат любыми средствами: тонкая организационно психологическая подготовка реализации управленческих решений подменяется наглостью и агрессивностью «крутых» руководителей.

Наша практика, как правило, в основном свидетельствует о том, что менеджер сориентирован только на делегирование работ, часто забывая о других элементах. При такой форме делегирования менеджер несет ответственность за действия своих работников, поскольку сам принимает все необходимы решения и за своим желанием может вмешиваться в рабочий процесс и процесс принятия решений (особенно при авторитарном стиле руководства).

В противоположность традиционному делегированию работ делегирования ответственности являются таким принципом руководства, с помощью которого в процессе повседневной производственной деятельности повышается инициатива отдельных работников.

Ответственность можно нести только в том случае, если есть возможность самостоятельно действовать и решать.

Нужно помнить и понимать, что быть ответственным - это значит отвечать за всех свои действия, то есть быть привлеченным к ответственности.

Отличительной особенностью действительного делегирования ответственности является то, что менеджер несет ответственность только в том случае, если ошибки предопределены его неспособностью осуществлять руководство. Реальная личная ответственность может быть лишь тогда, когда как работник, так и менеджер, могут влиять на соответствующие события.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Роль менеджера и уровни управления в организации. Принцип делегирования полномочий: понятие делегирования и его значение. Ответственность в контексте делегирования. Организационные полномочия. Эффективная организация распределения полномочий.

курсовая работа , добавлен 03.10.2007


Рассмотрение системы и техники планирования личной работы менеджера. Исследование основных способов рационализации деятельности руководителя: принцип Парето, методы Эйзенхауэра и Альпы. Проектирование рабочего дня руководителя отдела продаж ООО "Крым".

курсовая работа , добавлен 02.10.2012


Сущность самоорганизации менеджера. Особенности организационного труда и планирование рабочего времени. Стили руководства и управления. Анализ затрат рабочего времени менеджеров. Повышение эффективности работы менеджера на предприятии ООО "Рационал".

курсовая работа , добавлен 26.09.2009


Методологическая характеристика проблемы рациональной организации труда менеджера. Анализ работы менеджера компании ООО "Сириус" и затрат его рабочего времени. Формулирование рекомендаций по повышению эффективности использования рабочего времени.

курсовая работа , добавлен 06.04.2016


Методы, приемы и инструменты креативного менеджмента - интеллектуальная техника работы менеджера. Инструменты работы и особенности организации рабочего места менеджера, матричный метод. Система обслуживания рабочих мест руководителей. Электронные офисы.

реферат , добавлен 05.12.2008


Значение и организация контроля исполнения документов. Краткая характеристика и анализ работы менеджера с документами на примере ООО "Тропа". Основные принципы профессии офис-менеджера и топ-менеджера. Основы обработки входящих и исходящих документов.

курсовая работа , добавлен 23.02.2011


Поощрение творческой деятельности подчиненных при демократическом стиле управления. Основные преимущества и недостатки делегирования полномочий от руководителя подчиненным. Анализ экономической деятельности холдинга ОАО "РЖД". Параметры "дерева целей".

курсовая работа , добавлен 11.03.2015


Самоменеджмент (самоорганизация), умение управлять собой, временем, руководить процессом управления. Организация рабочего времени менеджера мебельного салона "ДА ВИНЧИ", функции и распорядок дня, делегирование полномочий. Тактика делового общения.

курсовая работа , добавлен 25.04.2009


Теоретические основы оценки деловых и личностных качеств менеджера. Характеристика деятельности предприятия ООО "Фрегат". Методы анализа персонала и планирования карьеры сотрудников. Понятие лидера как менеджера, который мотивирует и обучает кадры.

курсовая работа , добавлен 31.10.2011


Классификация форм государственного управления по Платону и Македонскому. Рассмотрение видов производственной демократии. Организация рабочего места менеджера. Принципы и правила планирования времени. Составление планов дня с помощью метода "Альпы".

Введение

1. Планирование личной работы менеджера

2. Установление личных целей менеджера

3.Методы планирования работы менеджера.

4. Выбор приоритетных дел менеджера.

5.Перспективные, годовые, месячные и текущие (оперативные) планы.

Заключение

Список литературы

Ведение

Менеджер является центральной фигурой аппарата управления, от результативности его труда зависит успешный труд системы управления и предприятия в целом. Менеджер действует на основании принципа единоначалия, наделенный широкими полномочиями и правами, но в то же время несет ответственность за результаты работы предприятия.

Функции менеджера многогранны: общее руководство деятельностью предприятия, координация действий подразделов и служб, робота, с кадрами, определения целей и заданий деятельности, принятие решений, представительство предприятия в отношениях с другими предприятиями, контроль, за действиями исполнителей но др. Выполнение отмеченных функций нуждается от менеджера в высоких деловых и личных качествах.

Важным качеством менеджера является умение реагировать на изменения, которые происходят на предприятии, часто при условиях дефицита информации и времени. В связи с этим возникает опасность ошибочности решений.

Менеджеры действуют при условиях, когда они все время чувствуют давление владельцев, высших менеджеров, подчиненных, потребителей, деловых партнеров, но др. Как следствие, немало менеджеров испытывают стрессы, что негативно отражается на эффективности их труда.

Причиной неудовлетворительной работы многих менеджеров, особенно начинающих, есть неумение распоряжаться временем. Такие менеджеры стремятся выполнить все задания самостоятельно, успеть на все совещания, принять всех посетителей, глубоко вникнуть во все вопросы деятельности предприятия. Они приезжают на работу первыми и едут из нее последними. При этом немало дел остаются невыполненными. Менеджер, который не умеет распоряжаться временем, неспособен увидеть перспективу за бесконечностью повседневных забот. В конечном итоге эффективность его труда минимальна, возникает ощущение неудовлетворения собой, подчиненными, неуверенность в собственных силах. Причиной этого является неумение планировать работу.

1.Планирование личной работы менеджера.

Важным условием рационального использования рабочего времени менеджера является планирование личной работы. В личном плане работы менеджер определяет:

задачи, стоящие перед организацией;

вопросы, которые требуют решения;

должностные лица, которые готовят необходимые информационные материалы;

сроки выполнения определенных вопросов.

Отдельно формулируется содержание задач, которые будет решать менеджер лично, порядок выполнения, координация усилий и система контроля.

Составление такого плана не вызывает трудностей. Главное заключается в правильном выборе формы своего участия в решении задач, организации взаимодействия отдельных исполнителей и взаимосвязей с другими организациями внешней среды.

План должен четко определять время работы с документами, прием посетителей, пребывание в структурных подразделениях, участие в собраниях акционеров и трудового коллектива, проведение совещаний с подчиненными и др. Разработка такого плана создает нормальный ритм работы аппарата управления, обеспечивает очередность выполнения задач, дает возможность выделить время для творческой работы, инновационной деятельности, повышения своей квалификации. Здесь менеджер компетентно и заблаговременно может заниматься постановкой и решением стратегических вопросов, продуктивно работать.

Если у менеджера нет личного плана работы, то в коллективе организации создаются нервные обстоятельства, приводящие к некачественных решений задач, повышают психологическое напряжение и снижают результативность управленческого труда.

Личный план работы менеджера разделен на разные сроки:

долгосрочный - год, квартал;

среднесрочный - месяц;

краткосрочный - неделю, день.

В плане точно определяется срок выполнения работы и время, необходимое для этого. Работы, которые выполняет менеджер лично делятся на периодически повторяющиеся и внезапно возникающие.

Периодические работы повторяются ежедневно, еженедельно, ежемесячно в определенном ритме. Это такие виды работ:

работа с документами;

совещания;

прием специалистов и работников организации;

прием посетителей;

работа в подразделениях.

Время выполнения периодических работ должен определяться точно.

Работы, которые повторяются - это служебные командировки, обучение, совещания и посещение других организаций. Затраты времени на их выполнение также планируются точно.

Работы, которые возникают внезапно, в плане предусмотреть невозможно. Для этого необходимо проектировать в плане резерв времени на их выполнение, а если его будет недостаточно, то надо уменьшить затраты времени на запланированные работы, перенести на другое время, или поручить их выполнение ответственному работнику аппарата управления.

Планирования личной работы надо рассматривать не только как составление порядка работы. Здесь важным является определение времени их производства, сроков начала и окончания. При этом надо учитывать все будущие виды работ, сравнивать необходимый для работы время с плановым фондом времени в общем бюджете рабочего времени.

После составления плана надо проявить умение и настойчивость в его исполнении, обеспечить необходимый контроль за выполнением планов другими управленческими звеньями.

Контроль выполнения плана личной работы и задач исполнителями должен быть регулярным и последовательным. Это дисциплинирует самого менеджера и его подчиненных, способствует эффективному использованию рабочего времени, повышению качества управления организацией.

Оперативное планирование личной работы менеджера осуществляется еженедельно. Это план "на сегодня", "завтра". Такой план содержит "тематический" перечень дел, которые надо решать оперативно в определенный срок.

Для облегчения оперативного планирования менеджер разрабатывает график робот. В нем устанавливается четкий распорядок рабочего времени (дня, недели).

Рабочие планы и графики менеджера должны быть скоординированными с планами и графиками высшего руководства и, в свою очередь, быть базой для разработки планов низшего уровня управления или личных планов подчиненных.

Тема 4 ПЛАНИРОВАНИЯ ЛИЧНОЙ РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА

4.1 Роль и значение планирования личной работы менеджера.

4.2 Особенности планирования личного труда менеджера.

4.3 Выбор приоритетных дел менеджера.

4.4 Делегирование полномочий в деятельности менеджера.

4.1 РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ ПЛАНИРОВАНИЯ ЛИЧНОЙ

РАБОТЫ МЕНЕДЖЕРА

Руководитель является центральной фигурой аппарата управления, от результативности его труда зависит успешный труд системы управления и предприятия в целом. Руководитель действует на основании принципа единоначалия, наделенный широкими полномочиями и правами, но в то же время несет ответственность за результаты работы предприятия.

Функции руководителя многогранны: общее руководство деятельностью предприятия, координация действий подразделений и служб, робота с кадрами, определения целей и заданий деятельности, принятие решений, представительство предприятия в отношениях с другими организациями, контроль за действиями исполнителей и др. Выполнение отмеченных функций требует от руководителя высоких деловых и личных качеств.

Важным качеством менеджера является умение реагировать на изменения, которые происходят на предприятии и вне его, часто при условиях дефицита информации и времени. В связи с этим возникает опасность ошибочности решений.

Менеджеры действуют в условиях, когда они все время чувствуют давление владельцев, высших руководителей, подчиненных, потребителей, деловых партнеров и др. Как следствие, немало менеджеров испытывают стрессы, что негативно отражается на эффективности их труда.

Причиной неудовлетворительной работы многих руководителей, особенно начинающих, есть неумение распоряжаться временами. Такие менеджеры стремятся выполнить все задания самостоятельно, успеть на все совещания, принять всех посетителей, глубоко вникнуть во все вопросы деятельности предприятия. Они приезжают на работу первыми и едут из нее последними. При этом немало дел остаются невыполненными. В конечном итоге эффективность его труда минимальна, возникает ощущение неудовлетворения собой, подчиненными, неуверенность в собственных силах. Причиной этого является неумение планировать работу.

Для менеджера, который имеет недостаток времени на решения производственных, финансовых, социальных и других проблем, характерны:

Бесплановость в использовании рабочего времени и слабая проработка ключевых сфер деятельности;

Нервозность, поспешность и сумбурность в действиях;

Нетерпеливость в принятии решений и в отношениях с равными по рангу и с подчиненными;

Недостаточный уровень разделения управленческого труда в подразделениях и низкая степень делегирования функций и ответственности подчиненным;

Отсутствие порядка на рабочем месте;

Избыточность и бессистемность работы с документами и поступающей корреспонденцией;

Использование принципа "что не успел на работе - доделаю дома".

Отечественные исследования, в ходе которых определялись основные причины перегрузки руководителей высшего и среднего уровней и причины неэффективного использования рабочего времени, показали такие результаты (в порядке их значимости):

Недостаточная квалификация управленческого персонала - 66 %;

Неустроенность информации - 50 %;

Низкий уровень механизации труда в управлении - 50 %;

Неорганизованность производственных процессов -- 32 %;

Нечеткое деление прав и обязанностей - ЗО %;

Большое количество совещаний -28%.

Анализ использования рабочего времени отечественными руководителями свидетельствует о следующем: длительность рабочего времени превышает норму на 3 часа, а полезная занятость при этом составляет всего 5-6 часов; заместители директора будут "перерабатывать" по 2-3 часа, а полезная занятость соответственно составляет 5 и 6 часов. Руководители подразделений используют время примерно так же, как и главные специалисты. Когда идет речь о полезной занятости, то имеется в виду перечень работ, видов деятельности, принятия решений и т.п., что входят в компетенцию только этих руководителей.

Время - один из ресурсов, который не возобновляется. Нехватка времени на выполнение поставленных заданий приводит к искусственному удлинению рабочего дня, нерационального его использования. Нехватка времени - это результат отсутствия четкости, плановости и организованности работы руководителей. Установлено, что непредвиденный трехминутный телефонный разговор нередко приводит к потере 15-20 минут, необходимых для того, чтобы опять сосредоточиться и возобновить начальную работоспособность.

Умение расчетливо и рационально использовать рабочее время, постоянно совершенствовать процесс его планирования - признак организованного руководителя. Под планированием рабочего времени достаточно часто понимают простой перечень текущих дел на следующий день. Считаясь лишь с перечнем работ и не зная их длительности, на практике, в лучшем случае, ограничиваются попыткой оценить объем будущей занятости без анализа бюджета времени. Но учет расходов рабочего времени из всех видов работ дает возможность получить полную картину загрузки.

Проблема эффективного использования рабочего времени и его планирования актуальна для руководителей любого уровня.

Для руководителей высшего организационного уровня - председатель совета, президента, вице-президента корпорации присущие очень напряжен ритм и огромный объем работы, которые предопределяются особенностью заданий, изменениями во внешней и внутренней средах организации. Руководитель такого уровня не может быть уверен в верности принятого решения, поскольку организация продолжает действовать, а внешняя и внутренняя среда продолжает изменяться, то есть постоянно существует риск допустить ошибку. Проведенные исследования показали, что рабочая неделя руководителей высшего звена управления длится 60-80 часов на неделю и тратится на:

Запланированы заседание, встречи - 50 %.

Не запланированные встречи - 10 %.

Работа с документами - 22 %.

Поездки, обзоры - 3 %.

Разговоры по телефону - 6 %.

Руководители среднего звена, которые отвечают за текущую работу организации, являются буфером между руководителями высшего и низшего звеньев. Они готовят информацию, на которой базируются решения руководителей высшего звена, и отдают распоряжение и конкурентные задания линейным руководителям и специалистам.

Некоторые исследования свидетельствуют, что руководители среднего уровня тратят около 89 % времени на общение со своими подчиненными и сотрудниками. Существует и другая мысль, согласно с которой руководитель среднего уровня только до 34 % своего рабочего времени остается наедине.

Характеризуя работу руководителей низшего звена, необходимо отметить, что их работа является напряженной и наполненная частыми перерывами, переходами от решения одной задачи к другой. Средняя длительность выполнения одного задания составляет около 48 секунд.

Срок выполнения решений также короток. Они почти всегда реализуются менее чем через две недели.

В США опросили свыше тысячи руководителей высшего и среднего звена. Результат оказался таким: из каждой сотни руководителей только одному хватает рабочего времени для решения всех вопросов; десяти нужно времени на 10 % больше, сорока - 25 % времени дополнительно, а другим не хватает 50 % времени.

Эффективность использования времени не значит, что рабочий день предварительно расписывается до последней минуты. Такая эффективность с точки зрения гибкой и мобильной работы была бы абсурдом. В то же время эффективность не означает и "выжимание пота". Напротив, эффективность связана с непрерывностью, которая допускает плановое начало в использовании времени и дает возможность отдохнуть после работы, собраться с силами для успешного продолжения деятельности.

Планировать личное рабочее время руководителя необходимо так же, как и все другие виды деятельности организации и ее ресурсы.

Планирование призвано обеспечить рациональное использование самого ценного ресурса - времени. Чем лучше распределено (то есть спланировано) время, тем лучше оно может быть использовано в личных и профессиональных интересах руководителя. Планирование как составная часть рациональной организации личного труда руководителя означает подготовку к реализации целей и структуризации времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных заданий и результатов позволяет не только рационально использовать время, но и достичь успеха и быть уверенным в себе.

Аналогично тому, как организация планирует стратегию своей деятельности, каждый человек должен думать о будущем и не поддаваться ходу событий.

Главное преимущество планирования работы заключается в том, что оно приводит к значительной экономии времени в целом.

Существует оптимум затрат времени на планирование, после которого последующее увеличение времени на планирование становится неэффективным от общего планового периода (год, месяц, неделя, день). Такой оптимум должен составлять не больше 1 %.

Успешная деятельность организации возможна лишь при условии, что планирование в ней осуществляется целеустремленно. Однако руководство многих организаций через лишнюю самоуверенность не уделяет надлежащего внимания разработке плана и потому вынужденно прибегать к "волевому" управлению, которое приводит к авральному режиму работы и, в конечном счете, - к заниженному качеству результата. Цели таких руководителей, как правило, изменяются ежедневно, и их способ работы ярко демонстрирует, как не нужно реализовывать план.

Если есть уверенность, что задача хорошо изучена и достаточно простая для того, чтобы можно было ее решить без применения формальных методов планирования, то это обстоятельство оправдывает стремление сэкономить время на планировании и использовать его для организации и координации. Потому некоторые организации могут достичь определенного уровня успеха, не прилагая значительных усилий на формальное планирование. Более того, именно лишь планирование и сам план не гарантируют успеха. Однако формальное планирование может создать ряд ценных и существенных факторов для успеха организации.

Практическое значение планирования личной работы менеджера заключается в следующем:

1. Если комплекс работ решает конкретную задачу и направленный на конечные цели управленческой деятельности, то хорошо разработанные планы обеспечивают их достижение. Планирование определяет что, кого, когда, где, как, сколько и зачем нужно для достижения данной цели. Таким образом, оно является средством создания звена между постановкой цели и более полным планом ее реализации.

2. Планирование позволяет оценить практические возможности достижения целей. Оно является единственным средством формального прогнозирования будущих проблем и возможностей.

3. Планирование облегчает поиск лучших и более эффективных путей достижения целей организации.

4. Планирование обнаруживает и устанавливает зоны потенциальных проблем и неожиданных последствий.

5. Планирование обеспечивает основы для оценки расходов и разработки бюджетов, календарных планов и ресурсов.

6. Планирование является основой для контроля. Чтобы контроль был эффективным, его стоит тесно связать с планированием. Такое согласование является очень важным для обеспечения эффективности процесса управления в целом. Эффективный количественный метод его осуществления - это составление графиков, расписаний и бюджета.

7. Планирование помогает определить нужные рабочие взаимодействия и взаимоотношения. Поскольку оно служит для формирования целей, то помогает создать единство общих целей в пределах организации.

8. Планирование позволяет предусмотреть обстоятельства, которые стоит учитывать при достижении целей. Формальное планирование способствует снижению риска в процессе принятия решений.

Выделяют следующие составляющие планирования.

Первой составляющей планирования является увеличение масштаба задач, их комплексности. Каждая выполненная работа привносит свою частицу в решение задачи, а решение каждой задачи - в достижение целей организации, В плане концентрируются все принятые решения относительно достижения этих целей. При планировании мы пытаемся ответить на такие вопросы:

Что должно быть сделано?

Когда это будет сделано?

Кто это будет делать?

Где это будет сделано?

Что для этого необходимо? и др.

Комплексность порождает необходимость в специализации, а поскольку каждый специалист "разговаривает на своем языке", отвечает за свой участок жизнедеятельности организации, имеет свою точку зрения, то специализация может привести к нарушению согласованных действий. Потому необходимо объединить мнения всех специалистов, чтобы скоординировать их действия на достижение целей организации.

Вторая составляющая планирования - это растущее значение времени. Если предприятие собирается наладить выпуск какой-то продукции раньше конкурентов, то оно должно вложиться в соответствующие сроки, которые предусматриваются в планах.

Третьей составляющей планирования является ограниченность ресурсов. План должен быть разработан так, чтобы использование ограниченных ресурсов было оптимальным и, чтобы ресурсами можно было маневрировать.

Четвертая составляющая. Важную роль играют расходы, капитальные вложения и их рентабельность. Проект является непродуктивным до тех пор, пока продукция не будет реализована. Поэтому необходимо предусмотреть все пути как можно более ранней прибыли. Это обстоятельство еще раз подчеркивает необходимость сурового соблюдения плана.

Пятая составляющая. В результате осложнения хозяйственных задач, расходов производства в результате роста цен и непредсказуемости экономической ситуации увеличивается и элемент риска в реализации целей организации. Потому условием финансирования плана реализации целей организации является не просто план, а план, который может быть реализован.

Шестая составляющая. На процесс реализации плана, а следовательно и на достижение целей организации, влияют разнообразные составляющие. На этот случай необходимо предварительно предотвратить нежелательные последствия изменившейся ситуации. Такое планирование используется для принятия решений в любой непредвиденной ситуации. Стоит особенно подчеркнуть, что изменение плана и анализ последствий таких изменений возможны только при условии существования самого плана. Потому, планируя реализацию целей организации, мы закладываем основу для контроля и управления.

Менеджер без планирования - это как лодка без паруса. Далеко ли уплывешь на веслах? Это очевидно для любого руководителя, но процесс планирования подчас мирно сосуществует с бардаком в делах и коллективе. Почему так получается? И как заставить бога хаоса плясать под свою дудку?

Потратил полчаса, расписал планы. Оставил бумажку со списком дел лома. Попросил жену продиктовать написанное по телефону. На чтение новостей не осталось времени. Встреча затянулась, значит, подготовка отчета откладывается на завтра. О, работа пошла! Ну вот, не мог он в другое время зайти. Теперь уже нет ни сил, не желания. Пойду покурю. Ой, я же обещал прислать документы! Уже не успеваю. Ладно, завтра. Надо только планы на следующий день составить.

Если составление планов менеджером не решает те проблемы, которые оно призвано решать, значит либо планы составляются неэффективно, либо надо больше стараться придерживаться плана. Если план неэффективен, его следует совершенствовать, ведь планирование требует времени, а время - валюта, конвертируемая в другие блага. Другими словами, планировать следует или хорошо, или очень хорошо.

Начнем с главного. Прежде, чем запланировать действие, стоит убедиться, что оно призвано решить какую-то проблему. Если действие не служит никакой цели, то усилия будут потрачены зря. Поэтому, планируя действия, необходимо четко представлять себе цели, которых менеджер намерен достичь в данный период, и составлять планы исходя из них. Хорошим примером плохого планирования работы менеджера может послужить карьера белки в колесе. Она тратит усилия, старается изо всех сил, и результат виден, колесо ведь крутится. Но эффективность этих трудозатрат нулевая. Конечно, предприимчивый человек предложит продавать энергию движения колеса и таким образом монетизировать процесс. Но заниматься этим будет уже не белка, а ее конкурент, потому что белка занята и ей некогда - она крутит. Так вот, чтобы не повторить ее судьбу, следует помнить, что планы должны служить стратегии, поэтому сначала планируем цели, а затем действия.

Планы должны быть выполнимы и осязаемы. Запланировать невыполнимую задачу - значит потерять время. Кроме того, слишком завышенная планка вынудит менеджера устроить саботаж самому себе и таким образом отодвинуть эти планы на неопределенное время. Выполнение каждого пункта плана должно впоследствии приносить результат, который можно описать словами или даже пощупать. Видимость будущего результата нужна не только для правильной постановки задачи , но и для мотивации - доказано, что людям нравится выполнять ту работу, которая гарантирует быстрый видимый результат. Не верите? Идите колоть дрова!

Планы необходимо ранжировать по степени важности и в первую очередь выполнять наиболее важные пункты (читайте «Матрица приоритетов Эйзенхауэра »). Баланс стоимости овчинки и вычинки никто не отменял, поэтому не стоит концентрировать усилия на выполнении тех пунктов, которые принесут минимум пользы, в ущерб более продуктивным действиям (читайте «Закон Парето или правило 80/20 »).

При планировании деятельности менеджер в обязательном порядке должен записывать свои планы, а для особо важных пунктов ставить напоминания в органайзере телефона или ПК. Часто люди ленятся искать ручку, искать последнюю исписанную страницу блокнота, надеются на свою память или на то, что коллеги не дадут забыть. Как будто у менеджера, который говорит «Я запомню», никогда не случались совещания, переговоры или мозговые штурмы , после которых ненароком задумываешься над тем как улучшить память , ведь собственный год рождения вспоминается с трудом, а все, что не связано с предметом обсуждения, кажется мелким и незначительным.

Каждый менеджер должен помнить, что планировать следует не только действия, а и время их выполнения. Часто время тратится напрасно из-за того, что разговор перешел на отвлеченные темы, и телефонный звонок или совещание затянулось. Чтобы удержаться в рамках плана, в начале разговора следует предупредить собеседника о количестве времени па беседу и очертить круг обсуждаемых тем.

При составлении планов учитывайте изменения работоспособности, и самые сложные дела оставляйте на период повышенной активности (это ни как не противоречит тому, о чем мы говорили выше – вначале важные и выгодные дела). В это время желательно установить неприемные часы, чтобы поработать с максимальной эффективностью. Учитывайте также часы снижения трудоспособности. Например, для многих работников таким является послеобеденное время. На этот период можно запланировать выполнение технических задач, не требующих высокой концентрации внимания или даже короткий дневной сон .

Если планы записываются, но не исполняются по причине безответственности менеджера, то частично решить проблему поможет обсуждение планов с окружающими. После такой декларации намерений не выполнить их будет стыдно. Это способ обмануть себя для тех, в ком совесть способна постоять за чувство ответственности.

Удивительно, но с детства человека учат чему угодно кроме стратегически важных вещей. Ни в одной школе человек не узнает, как заставить деньги работать на себя, как самостоятельно распоряжаться своими ресурсами - талантом, знаниями, временем, волевыми качествами. Принято считать, что основа успешности человека закладывается в школе, хотя очевидно, что среднее образование в первую очередь способствует вбиванию шаблонов в свободолюбивые головы, а о реализации творческого потенциала речь не идет. «Делай как все», или же «делай лучше всех, но в одобренном нами направлении» - такой посыл «звучит» в словах любого педагога.

Вероятно, стране нужны исполнители, а кто хочет быть эффективным, умеющим планировать свою работу менеджером, должен сам учиться управлять своим временем и своими ресурсами. Поэтому такая важная тема как грамотное планирование остается за бортом процесса обучения до тех пор, пока человек не придет к тому, что с этим бардаком необходимо что-то делать.

А когда начинает осваивать азы организации своего времени, оказывается, что процесс эффективен только при условии подключения волевых качеств. Поэтому в какой-то момент может показаться, что планирование - это еще один способ усложнить себе жизнь. И лишь после того, как следование плану станет привычкой, менеджер сможет оценить легкость и приятность происходящего.

Советы по планированию для менеджеров от владельцев бизнеса

Катерина Кочерва, владелица свадебного агентства «Катерина»:

«Невозможно успешно заниматься бизнесом без планирования. В своем бизнес-проекте я сначала ставлю цель, затем пишу план по ее достижению. Есть основной план, состоящий из целей, а есть план действий, который помогает достигать этих целей.

Поставив цели на три года, год (читайте «Годовое планирование »), полгода, я анализирую настоящее состояние бизнеса. Продумываю детально, что необходимо для завоевания доверия клиентов и постоянного роста уровня оказываемых услуг. Потом составляю план. Детально мы планируем работу на период в один месяц. К примеру, мы задумали весной снять видеоклип о свадьбе V IP-уровня, организованной нашим агентством. Для этого нужно договориться с подрядчиками, подобрать ресторан, написать сценарий и снять клип. На первый взгляд все довольно просто, но работа, не выполняемая строго но плану, может растянуться на месяцы.

Сначала планируем работу на месяц, потом на неделю, потом на каждый день. Я заметила, что если нет четкого плана на день (обязательно записанного па бумаге), то в плане развития бизнеса этот день показывает очень малую эффективность. Планировать необходимо и работу подчиненных, если вы хотите чтобы они показывали хорошие результаты. Составлять план - это полезная привычка. Ее можно сделать очень эффективной, и этому можно научиться. »

Юлия Гительман, владелица центра красоты Style-in-beauty:

«Планировать приходится, так как бизнес обязывает. Сначала я определяю цели, затем расписываю шаги для их достижения. Планы составляю как долгосрочные, так и краткосрочные, и для себя, и для сотрудников. К сожалению, не всегда удается придерживаться плана, так как сфера красоты подразумевает необходимость работы с людьми, в ней многое зависит от человеческого фактора. Эмоции и настроение других людей могут внести коррективы, поэтому четкое выполнение запланированного не всегда удается. Кроме того, иногда интуитивные действия не менее эффективны, чем пункты плана, поэтому неожиданно приятный эффект от них у нас не редкость .»

Александр Логвинов, совладелец веб-студии «Сироп»:

«Дела обязательно планирую, и свои, и те, которые намерен делегировать . Если не запишу, то однозначно забуду. Пока задача не записана и не делегирована, ее не существует. Долгосрочные планы пишу в блокнот, краткосрочные - на стикеры. Кроме того, рабочие планы заношу в онлайн таск-менеджер, в котором есть возможность присвоить приоритет важности и делегировать либо мне, либо ответственному за задачу. Если планы появляются когда я в пути и компьютера рядом нет, записываю в телефон, а потом переписываю.

Менеджеру планирование деятельности и рабочего времени помогает избежать бардака. Если не планировать, то творится хаос и непонятно, за что хвататься. В нашей команде не один я такой. К слову, мы для себя разработали некое подобие таск-менеджера. Возможно, усовершенствуем его и выпустим в мир .»

Владимир Здрок, владелец интернет-магазина текстиля «Textiles Shop»

«Я всегда строю планы на месяц, но, как правило, половина из них не выполняется по причине отсутствия времени или возможности. В блокнот планы не записываю, так как они могут измениться буквально за час. Я занимался юридической практикой, в этом бизнесе без планирования никак. А если говорить об интернет-магазине текстиля, то планировать можно, но список планов обычно не имеет ничего общего с тем, что будет происходить в этот отрезок времени на самом деде. А происходить будет то, что подскажет интуиция , а не то, что я напишу ранее в блокноте. В обязательном порядке записываю только отгрузки товара, чтобы вечером проверить .»

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………………..3

Планирование индивидуальной работы менеджера

1. Планирование целей и задач управленческой деятельности…………..5

   Эффективное использование времени…………………………………..7

   Планирование личной работы менеджера……………………………..10

   Работа с документацией………………………………………………...12

   Методы и средства накопления информации и контроля…………….13

   Ответы на вопросы………………………………………………………14

   Планирование командировок…………………………………………...15

   Творческий подход к решению проблем………………………………16

   Перегрузки в деятельности менеджера - влияние на производительность труда на предприятии…………………………...19

   Организация рабочего места менеджера………………………………21

Благоприятный режим и условия труда

1.10.2. Культура управленческого труда

Диагностика умения планировать рабочий день на примере менеджера ООО «Птица»…………………………………………………………………………..26

Правовое обеспечение работы………………………………………………….31

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..32

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………………………….34

ПРИЛОЖЕНИЕ……………………………………………………………….................35

ВВЕДЕНИЕ

Основной целью курсовой работы является углубление и расширение знаний в области менеджмента в целом, и в планировании индивидуальной работы в частности.

Сегодня совершенно очевидно, что не только настоящее, но и будущее творят менеджеры (руководители) – люди, управляющие трудовым коллективом в самых различных сферах деятельности и обеспечивающие решение всего комплекса стоящих перед ними задач (экономических, политических, экологических и т. д.), создающие условия для жизни сотрудников.

Для того чтобы успешно справляться с задачами управления, организатору производства нужны обширные знания и умение мыслить. Он должен знать законы развития природы и общества, изучить технику и технологию производства, его экономику, организацию и планирование, а также основы управленческой психологии. Вместе с тем ему необходимы знания и в области права, социологии и информации. Управление – творческий процесс, и здесь важны не только знания, но и умение анализировать конкретные ситуации, сложившееся на данном участке производства и делать из их анализа правильные выводы.

Чтобы принять обоснованное решение, недостаточно обладать высокой профессиональной квалификацией. Многое зависит от индивидуальных способностей руководителя, его умения работать с людьми, личной инициативы, интуиции.

Как менеджер планирует свою работу, рационально ли использует свое время на работе и вне ее, развивает ли творческие подходы к решению проблем, всегда ли имеет альтернативные решения, верно ли принимает управленческие решения? Эти и многие другие вопросы сходятся в одном ключевом слове «планирование». Именно от планирования индивидуальной работы менеджера зависят эффективность и результативность деятельности фирмы. Высокая личная организованность – один из важнейших факторов преуспевания. А организованность – это, прежде всего, железная дисциплина, четко сформулированные цели и конкретные стратегии их достижения.

В курсовой работе были использованы различные источники информации, но основным из них является учебник «Основы управленческой деятельности» Шипунова В. Г. И Кишкеля Е. Н. Эти авторы с глубоким профессионализмом, ясностью и предельно доходчиво рассказывает об организации индивидуальной работы менеджера.

Для написания исследовательской части курсовой работы были использованы методы: наблюдение, тестирование и беседа, непосредственно с руководителем на примере менеджеров ООО «Птица».

1 Планирование индивидуальной работы менеджера

Планирование целей и задач управленческой деятельности

Планирование индивидуальной работы – один из важнейших элементов работы руководителя.

Индивидуальный план работы менеджера должен быть тесно связан с комплексным планом данного конкретного участка (объекта) управления, отражающим цели, которые должны быть достигнуты, а также средства их достижения.

Ясность перспективы, задач и потребностей развития участка управления является основой высокой работоспособности коллективов структурных подразделений фирмы, их руководителей, руководящих работников, общественных организаций и всех членов коллектива.

После разработки системы представлений руководителя о комплексном развитии своего участка управления и определения целей и задач по развитию своего участка управления можно составить план по такой форме:

Каждому руководителю следует увязывать свои комплексные работы с соответствующими планами выше- и нижестоящего руководства. С этой целью необходимо утвердить планы работы нижестоящих руководителей, а затем представить на утверждение собственный план вышестоящему руководителю. В процессе руководства целесообразно постоянно согласовывать свои планы с другими руководителями, находящиеся на одном уровне (горизонтальном) управления. Это дает возможность точнее увязывать содержание и сроки комплексных планов. При разработке комплексных планов особое внимание следует обращать на возможность реализации поставленных в плане задач. 1

Таким образом, планирование целей и задач управленческой деятельности является самым главным элементом работы руководителя, так как с этого и начинается сам процесс планирования. Для этого нужно правильно сформулировать мероприятия и сроки их проведения. Ведь если хоть одно мероприятие не провести, то организация понесет после этого немалые убытки. Поэтому и ставятся цели, чтобы их реализовать.

1.2 Эффективность использования времени

Планы - это непременная часть деятельности любой организации. Однако эффективность деятельности менеджера зависит от того, умеет ли он планировать свою собственную деятельность. Ведь менеджер- это человек, на котором лежат определенные обязанности, и его собственная результативность следует отличать от результативности предприятия. Даже если речь идет о его директоре.

Практический опыт менеджеров позволил выработать целый ряд рекомендаций, которым необходимо следовать для более эффективной работы. Условно эти рекомендации можно разделить на три группы:

Правила начала дня

Необходимо начинать день с позитивным настроением.

Перед началом рабочего дня следует хорошо позавтракать, на работу следует отправляться без спешки.

По возможности начинайте работу в одно и то же время.

Начинайте рабочий день с проверки плана дня.

Сначала стремитесь решить ключевые проблемы, менее важные задачи оставьте на потом.

Начинайте работать сразу же, без раскачки.

Согласовывайте план с секретарем.

Правила середины рабочего дня

Избегайте действий, которые не были обдуманы и запланированы.

Выполняйте небольшие однотипные задачи последовательно, друг за другом.

Выделите среди рабочего дня небольшое время для отдыха, когда вам никто не будет мешать.

Следите за тем, чтобы и ваши действия, и действия подчиненных укладывались в запланированные сроки.

Промежутки между делами, а также время, связанное с ожиданием, следует заполнять другими делами.

Старайтесь поддерживать один и тот же темп работы, не работайте «рывками».

Стремитесь выделить время, когда интенсивность работы достигает своего пика: до этого момента работа должна развиваться по нарастающей, после этого момента активность должна убывать.

Правила конца рабочего дня

Не оставляйте на завтра неоконченных дел; по крайней мере, старайтесь, чтобы таких дел было как можно меньше.

Анализируйте, насколько эффективно вы работали в течение дня.

В конце рабочего дня запланируйте, что вы будете делать завтра.

Старайтесь уходить домой с хорошим настроением. 2

Наконец, дадим еще одну полезную рекомендацию. Определите, в какое время дня вы наиболее активны. Существует множество высказываний специалистов на этот счет, однако в них очень мало общего. А вызвано это тем, что цикл дневной активности у человека сугубо индивидуален, он зависит от привычек, особенностей организма и характера, а также от типа работы. Поэтому наиболее важные дела следует планировать на тот отрезок рабочего дня, когда вы обычно бываете максимально активны. На этот же период дня хорошо планировать и пик активности.

Основные причины невыполнения планов.

Любое планирование не имеет смысла, если не контролировать выполнение плана. Это так же справедливо для организаций, как и для отдельного человека. Поэтому необходимо особое внимание уделить контролю над тем, как вы выполняете поставленные перед собой задачи.

Контроль над выполнением планов предполагает оценку результатов и их сравнение с тем, что было запланировано.

Реальные и запланированные результаты нередко не совпадают. Для того чтобы избежать подобного в будущем, необходимо тщательно проанализировать причины того, что запланированное не совпадает с выполненным. Здесь есть три основных возможности:

планы были изначально нереализуемыми: вы поставили слишком высокую планку, которая была недостижима;

было приложено недостаточно усилий для реализации планов. Это ваша недоработка, а потому в будущем надо прилагать больше усилий;

планы не были реализованы из-за случайных обстоятельств, которые не зависят от вашей воли. Следовательно, вы были реалистичными в установлении целей и прилагали их достижению необходимые усилия. Единственное, в чем состоит ваша ошибка,- это то, что вы не выделили достаточно времени на решение непредвиденных проблем.

Очевидно, что каждая из этих возможностей позволяет сделать важные выводы, которые затем будут использованы при дальнейшем планировании. Помните, что много зависит от вашей честности с самим собой. Не сваливайте груз ответственности на других людей и обстоятельства, старайтесь быть хозяином своей жизни и нести ответственность за собственные поступки.

Иногда планы не реализуются по другим причинам. Перечислим их:

планы иногда не реализуются из-за того, что их слишком часто меняют. В конце концов, это приводит к путанице. Впрочем, не следует думать, что планы вообще не должны меняться. Иногда ситуация требует принятия интуитивных, моментальных решений, которые не были предусмотрены планом. Кроме того, время вносит свои коррективы в любой план, каким бы плодотворным и оригинальным он ни был. Другими словами, существует две крайности, которые необходимо избегать: с одной стороны, это слишком жесткое отношение к плану, с другой стороны, постоянные изменения, которые вообще сводят на нет саму идею плана;

проблемы с реализацией планов нередко возникают из-за того, что достижение целей требует выполнения слишком большого количества задач. В такой ситуации план рано или поздно превращается в нереализуемый. Поэтому при необходимости было бы целесообразно сесть и разобраться, в чем заключается причина такого положения. Обычно это просто неудачно поставленные цели или отклонение плана от генеральной, главной цели, в результате чего план превращается в совершенно неорганизованный перечень действий.