Электронная отчетность: обзор программ для самостоятельного составления. Электронная бухгалтерская отчетность: в чем выгоды? Сдача отчетность в электронном виде

Что такое электронная бухгалтерская отчетность и как она работает, нужно разъяснить для себя каждому предпринимателю, ведь деловой мир не отстает от общего развития общества. Ранее весь документооборот любых субъектов хозяйственной деятельности производился с помощью аналоговых средств, то есть предметов канцелярии. Теперь же все процессы и поток документов может контролировать определенная программа или набор программ, которые являются неотъемлемой частью систем электронного документооборота (СЭДО).

Сущность бухгалтерской отчетности и требования к ней

Бухгалтерская отчетность представляет собой систематизированную совокупность данных обо всех финансовых операциях предприятия. Именно эти данные дают наиболее полноценную картину о финансовом состоянии хозяйствующего субъекта.

Согласно законодательству Российской Федерации, с 2013 года все без исключения организации обязаны вести бухгалтерскую документацию в электронной форме. Данное требование распространилось также на тех субъектов, которые были переведены на упрощенную систему обложения налогами.

Также организации, имеющие в своем штате более сотни сотрудников, в обязательном порядке должны вести всю бухгалтерию только в электронном виде. На сегодняшний день большое количество российских бухгалтеров уже успело ознакомиться с программой 1С. Несмотря на преимущества электронной бухгалтерской отчетности, многие люди и по сей день с осторожностью относятся к ней по разным причинам.

На самом деле вести электронную отчетность намного проще и приятнее, чем, чтобы сдать финансовый отчет или декларацию, выстаивать в длинных очередях к налоговому инспектору.

Преимущества подачи бухгалтерской отчетности в электронном виде:

  • затраты времени на составление электронных отчетов сокращены в разы;
  • вероятность допущения ошибок во время составления электронной документации сведена к минимуму.

Все СЭД, при помощи которых подотчетные лица сдают необходимую информацию в контролирующие органы, оснащены программами, автоматически выполняющими подсчеты. Подобную отчетность можно сдавать при помощи средств интернета. После подачи электронной документации проверяющему органу бухгалтер не окажется в такой ситуации, когда налоговый инспектор по каким-либо причинам отказывается принять документы на проверку.

Какие документы можно подавать через интернет

На данный момент нет никаких ограничений по поводу сдачи какой-либо отчетной документации. Отправлять можно все.

Однако главными в списке подобных документов стали:

Бухгалтер может отправить все отчеты при помощи интернет-инструментов, например, электронной почты. Весьма приятным данное нововведение стало для индивидуальных предпринимателей, которые не нанимают бухгалтеров, а всеми документами занимаются самостоятельно. Им, чтобы составить и отправить финансовую отчетность, достаточно владеть навыками пользования программы 1С и иметь доступ к интернету.

Однако перед тем, как субъект хозяйствования начнет отправлять свою финансовую документацию в органы налоговой инспекции, ему нужно официально перейти на любую из выбранных систем электронного документооборота.

Такой переход возможен только в случае, если налогоплательщик выполнит следующие действия:

  • напишет официальное заявление о подключении к электронному документообороту для обмена электронными данными с ФНС России или другим органом;
  • заключит договор с компанией, предоставляющей услуги по подключению к СЭД;
  • подпишет дополнительные соглашения, касающиеся предоставления услуги по подключению к СЭД
  • в местном отделении налоговой службы РФ получит цифровой ключ или в специальном сертификационном центре обзаведется электронной цифровой подписью.

Важно: электронный ключ пригоден для заверения только той документации, которая предназначена для налоговой службы. Электронная подпись придает юридический статус любому документу для любого контролирующего органа.

Основной перечень

В 2013 году на законодательном уровне было принято решение об отмене подачи финансовой отчетности за промежуточные периоды времени. Появилось нововведение – подача электронных бухгалтерских отчетов один раз в год.

В перечень подобных документов вошли следующие отчеты:

  • об изменениях имеющегося капитала физического или юридического лица;
  • о целевом использовании денежных средств, которые были получены налогоплательщиком;
  • о движении финансов организации или индивидуального предпринимателя.

Вышеперечисленные отчеты подаются в налоговую инспекцию каждый год. Исключение могут составить бухгалтерский баланс, а также отчет о финансовых результатах. Периодичность подачи этих документов установлена в отдельном порядке. Этот список документов подается не только в местные отделения налоговой, но и в органы государственной статистики.

Обратите внимание, что на официальных сайтах этих служб имеются специальные формы отправки подобных документов. Такой подход очень сильно упрощает работу любого бухгалтера на любом предприятии/организации. Если вы как бухгалтер или непосредственный руководитель предприятия не имеете возможности самостоятельно выполнить переход на электронную систему документооборота для отправки всей финансовой отчетности в государственные органы при помощи телекоммуникационных каналов связи, то помочь в этом смогут частные коммерческие организации.

Они помогают клиентам собрать и подготовить необходимую документацию для подключения к СЭД, получить электронную цифровую подпись или цифровой ключ, подобрать необходимое программное обеспечение. За пользователями остается право получения сертификатов на ЭЦП и генерации ключей.

В целях стимулирования перехода на электронный документооборот ФНС разрабатывает форматы для получения в электронном виде документов, которыми оформляется большинство операций передачи товаров, работ, услуг от одной организации другой.

Так, например, планируется, что в ответ на запрос из налоговой инспекции по телекоммуникационным каналам связи можно будет отправить документ о передаче товаров (работ, услуг), созданный на основе рекомендованной формы ТОРГ-12, документ о приемке-передаче работ, услуг, сходный с рекомендованным бланком акта приемки-передачи, счет-фактуру с расширенным набором реквизитов и прочее.

Программное обеспечение

На сегодняшний день существует масса лицензированных программ для реализации работы системы электронного обмена данными между контрагентами. Существуют платные и бесплатные. Бесплатные чаще всего предоставляет сама Федеральная налоговая служба России и Пенсионный фонд.

Вам необязательно платить огромные деньги для приобретения дорогостоящего программного продукта исключительно из соображений, что цена эквивалентна уровню качества. Выбирайте необходимую программу, опираясь не на ее цену, а на то, насколько ее функционал подходит для деятельности вашего предприятия.

Финансовая отчетность, подаваемая в электронном виде, из-за своей универсальности и простоты использования получает все большее количество поклонников. Для того, чтобы бухгалтерам или иным уполномоченным лицам было проще адаптироваться к новым условиям работы, были разработаны всевозможные курсы и тренинги.

Законодательно закреплено, что передаваемые в электронном виде первичные бухгалтерские документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через операторов электронного документооборота. В противном случае они не будут иметь юридическую силу, то есть данные документы нельзя будет предъявить, например, для зачета НДС или защиты интересов организации в суде. По этой же причине нельзя организовать документооборот указанными документами с контрагентами самостоятельно (например, по электронной почте), не прибегая к услугам операторов электронного документооборота.

Только обмен документами через операторов электронного документооборота обеспечивает их безусловную конфиденциальность и юридическую значимость и позволяет точно установить дату отправки и получения документов.

Что касается обмена иными документами, то порядок электронного документооборота в этой части не регламентирован, и стороны сами могут его установить.

Вы можете подать отчет на бумаге или через интернет - с точки зрения государства разницы нет. Но через интернет удобнее: не нужно печатать бумажки, ехать в отделение по месту регистрации и стоять в очереди. А еще на подготовку электронной отчетности у вас больше времени: если бумажные отчеты необходимо подать до 15 числа, то электронные - до 20.

В некоторых случаях вы обязаны подавать электронные отчеты; каждый госорган сам определяет такие условия. Например, налоговая принимает только в электронном виде отчет об НДС и все отчеты от организаций, в которых больше 100 сотрудников . А Пенсионный фонд и соцстрах отказываются принимать бумажные отчеты компаний, в которых больше 25 человек . Чтобы правильно оформить отчет, читайте правила на сайтах госорганов, в которые подаетесь.

Как подать электронный отчет

Подавать отчетность в электронном виде можно через личный кабинет на сайте госоргана или через оператора электронного документооборота - ЭДО. В первом случае вам нужна только электронная подпись, во втором - подпись и программа оператора.

Все отчеты, которые вы сдаете в госорганы, должны быть подписаны. Бумажные отчеты вы подписываете ручкой, электронные - электронной подписью. Чтобы отправлять отчеты через интернет, вам нужно купить электронную подпись.

Какую электронную подпись выбрать для бизнеса

Через личный кабинет

На сайтах всех контролирующих органов можно завести личный кабинет. Это ваш персональный раздел на сайте, где вы видите взносы, долги и переплаты. Через личный кабинет можно подавать отчеты: здесь есть нужные формы и правила заполнения.

Электронную отчетность в налоговую, соцстрах и пенсионный фонд можно подать через личный кабинет налоговой. Если вы подаете отчеты в другие госорганы, придется регистрироваться на каждом сайте - единого окна нет.

В личном кабинете на сайте налоговой видны ваши взносы, задолженности и переплаты

Регистрация в любом личном кабинете бесплатная. Зайти вы можете двумя способами: с учетной записью Госуслуг или с КЭП - квалифицированной электронной подписью. Но отправлять документы можете только с КЭП.

Для некоторых госорганов вам придется купить еще одну электронную подпись. Например, для ЕГАИС не подойдет та электронная подпись, которую вы используете на сайте налоговой. Больше подписей - больше расходов. Кроме того придется самостоятельно составлять график и следить за календарем отчетности.

30% от суммы составляет штраф за неуплаченный вовремя налог.

Отчитываться через личный кабинет - хороший вариант для ИП и небольших компаний, которые подают минимальное количество отчетов. Если вы отчитываетесь в несколько ведомств с разными электронными подписями, можно доверить это оператору.

Через оператора электронного документооборота

Оператор ЭДО - это организация, которая настраивает документооборот между компаниями или между компаниями и государством. Документы, которые вы отправляете через оператора ЭДО, имеют юридическую силу: на них стоит ваша электронная подпись. Операторы ЭДО используют криптозащиту, чтобы передавать документы безопасно. Государство проверяет, что всё надежно, и выдает разрешение на работу.

Операторы ЭДО продают программы для подачи отчетов. В этих программах отчеты собраны в одном окне: вам не нужно регистрироваться в личных кабинетах всех госорганов. Как правило, в стандартные функции входят шаблоны отчетов, проверка ошибок заполнения и календарь бухгалтера - график-напоминалка о сроках сдачи. Подписать все отчеты вы можете одной КЭП. Такие программы подходят тем, кто сдает много отчетов в разные контролирующие органы.

Цена программы зависит от количества подключенных госорганов и набора функций.

120 операторов ЭДО входят в государственный реестр . Им можно доверять

Как выбрать программу электронной отчетности

Программы нужны, чтобы вам было удобно подавать отчетность. Основные критерии - связь с нужными госорганами, напоминания об отчетах, проверка на ошибки и интеграция с вашей системой бухучета.

Количество направлений

Количество направлений - это то, во сколько госорганов вы сможете отправлять отчеты. Стандартный набор - ФНС, Фонд соцстрахования и Пенсионный фонд. В расширенной версии могут быть Росстат, Росалкогольрегулирование и Росприроднадзор. Программы с большим количеством направлений дороже: например, в Москве два направления от оператора «Калуга-Астрал» стоят 2900, а четыре - 3900 рублей в год . Проверьте, в какие контролирующие органы вы будете отчитываться, и выбирайте программу с нужными направлениями.

Переписка с госорганами

Переписка с госорганами - это ваш канал связи. Часто, изучив отчет, госорган хочет каких-то пояснений и высылает вам письмо с требованием. Если в программе нет переписки, вы не увидите требование и не сможете ответить. Если игнорировать письма госорганов, вас могут оштрафовать. Чтобы точно получать все уведомления, выбирайте программы с перепиской.

Календарь бухгалтера

Календарь нужен, чтобы напоминать об отчетном периоде. Виды отчетов и периодичность подачи зависят от системы налогообложения. Календарь настраивается под вашу и включает Список госорганов, которым вы должны сдать отчетность. Так вы ни о ком не забудете.

Сверка

Сверка - это функция, которая предупреждает вас, что введенные данные не сходятся. Она защищает от досадных ошибок вроде лишнего нуля в сумме. При прочих равных выбирайте программу со сверкой - перестраховаться еще никому не мешало.

Интеграция с системами бухучета

Интеграция нужна, чтобы вы могли сформировать отчет в своей системе бухучета, а потом загрузить его в программу ЭДО и отправить. Без интеграции составлять отчет нужно внутри программы ЭДО: это займет больше времени. Если вы привыкли работать с «1С» или «Моим делом», ищите программу документооборота с интеграцией.

Способ установки

Программы документооборота делятся на офлайн и онлайн-сервисы. Офлайн-программы устанавливаются на компьютер и хранят данные там же - работать с документами вы можете только с одного компьютера. Онлайн-сервисы хранят информацию в облаке, то есть в интернет-хранилище - у вас есть доступ с любого компьютера, ноутбука, планшета или телефона.

Некоторые операторы предлагают онлайн и офлайн-версию одной программы. У обеих есть преимущества. Берите ту, которая больше нравится.

Выбрать систему для сдачи
электронной отчетности онлайн через
интернет

Оформлено заявок:
45000

Внимание! Выдаётся Квалифицированная Электронная Подпись (КЭП) .

Преимущества

Любые вопросы по отчетности - на нашем форуме

Форум по программам «Бухсофт Онлайн» и «Астрал Отчет»

Форум является одним из самых эффективных способов технической поддержки и получения консультаций. Судите сами:

  1. Из всех вариантов технической поддержки форум является публичным инструментом общения. То есть качество консультаций оценивает не только клиент, который задает вопрос, но и все посетители. Некачественный ответ обязательно вызовет гневное неодобрение опытной аудитории, а значит, мотивация к качественному ответу заметно выше, чем, например, у телефонного разговора.
  2. Форум - это не только вопрос-ответ, это социальная среда, в которой принимают участие специалисты, неравнодушные к обсуждаемым вопросам. Готовность людей помогать друг другу позволяет оперативно находить наиболее объективные способы решения тех или иных проблем.
  3. Форум - это база знаний. Большинство вопросов является типовыми, а, значит, для получения ответа не обязательно формулировать вопрос и дожидаться ответа, достаточно ввести ключевые слова в строке Поиск .

У форума есть и иные преимущества. В разделе Электронная отчетность через интернет наши специалисты постоянно увеличивают количество ответов на "часто задаваемые вопросы" клиентов программ "Астрал-Отчет" и модуля сдачи отчетности сервиса "Бухсофт Онлайн". Мы с радостью ответим на любые вопросы, связанные с электронной отчетностью через интернет. По наиболее сложным вопросам на нашем форуме консультируют специалисты непосредственно от компаний-разработчиков ("Калуга-Астрал" и "Бухсофт").

Форум не требует регистрации. Задать свой вопрос >>

… а также по программам Спринтер (Такском), Контур Экстерн, СБИС++ (Тензор)

На нашем форуме, помимо консультаций по программам Астрал Отчет и модулю сдачи отчетности сервиса "Бухсофт Онлайн", наши специалисты с удовольствием обсудят с вами преимущества и недостатки других программ, обеспечивающих передачу электронной отчетности через интернет, соотношение их цены и качества.

Поделитесь опытом о работе с такими программными комплексами и разработчиками отчетности по ТКС, как Спринтер (Такском), Контур-Экстерн, Контур Экстерн Лайт, Бухгалтерия, Контур (СКБ Контур), СБИС++ (Тензор), Фельдъегерь (Русь-Телеком) и другими разработчиками. Ваш опыт поможет другим.

Рынок электронной отчетности очень динамичен, и форум позволяет отслеживать наиболее интересные новости, связанные с оказанием данного вида услуг. Мы не против публикации на нашем форуме в разделе Электронная отчетность через Интернет официальных пресс-релизов компаний, обеспечивающих передачу электронной отчетности через интернет.

Благодарны пользователям программ Бухсофт за пожелания об интеграции с другими системами подключения к электронной отчетности.

Порядок отправки отчетов в налоговую инспекцию, ПФР и ФСС с БухСофт

Рекомендуем почитать