Административно-организационные документы предназначены для обеспечения решения широкого круга задач управления людьми и экономическими объектами как глобального (межгосударственного и государственного) уровня, так и локального - предприятиями, организациями, производственными коллективами и т. п.

К административно-организационным документам относятся: положения, планы, уставы, правила, отчеты, контракты, договоры, инструкции и пр.

ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛО, ИНСТРУКЦИЯ

Положение - нормативный акт, имеющий сводный характер и определяющий структуру, функции, компетенцию органа или системы органов (Положение об отделе главного конструктора, Положение о гимназии ), либо порядок их действий в определённых случаях (Положение о порядке созыва и проведения общего собрания акционеров закрытого акционерного общества ), либо регулирующий совокупность организационных, имущественных, трудовых отношений по конкретному вопросу (Положение о порядке заключения и исполнения договоров, Положение о порядке аккредитации журналистов).

Правила - нормативный акт, которым регулируется организация и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений. В частности, правилами устанавливается организация и порядок деятельности государственного или иного органа, предприятия, учреждения (например, Правила внутреннего трудового распорядка предприятия ). В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

Инструкция (от лат. instructio - устройство, наставление):

1. Акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов, изданных данным или вышестоящим органом (например, Инструкция о порядке санаторно-курортного обеспечения в федеральных органах правительственной связи и информации ).

2. Нормативный акт, определяющий порядок и способы осуществления какой-либо деятельности (например, Должностная инструкция заведующего складом ).

Правила оформления

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке.
Общая структура документа :

1. Наименование органа, организации, учреждения, выпустившего данный документ.
2. Гриф утверждения.
3. Заголовок.
4. Констатирующая часть.
5. Основной текст.
6. Подпись лица, подготовившего проект документа, дата.

Обязательными являются пункты 2 - 5. В ряде документов наименование организации включается в пункт 2 и не дублируется в пункте 1.
Пункт 6 обычно используется, если документ готовится и подписывается руководителем подразделения, а утверждается вышестоящей организацией.

Основные правила оформления грифа утверждения, заголовка и подписи рассмотрены в разделе "Требования к оформлению реквизитов документа" . Здесь мы остановимся только на особенностях оформления, присущих рассматриваемым документам.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?", например: Положение о порядке заключения и исполнения договоров; Положение о персонале; Инструкция о порядке подготовки проектов приказа .

Заголовок к инструкции , содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "кого?, чья?", например: Должностная инструкция главного специалиста; Должностная инструкция заведующего складом .

В констатирующей части положения (правил, инструкции) указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий и т. п.

Констатирующая часть оформляется либо в виде отдельного абзаца перед основным текстом документа, либо как раздел "Общие положения" документа (см. примеры).

Основной текст положения (правил, инструкции) имеет следующие языковые особенности:

• употребление специальных терминов, отыменных предлогов, слов, принадлежащих канцелярской речи;
• преимущественное использование страдательных конструкций;
• трафаретность в изложении текста;
• применение рубрицирования, необходимого при перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и прав договора и контракта. Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами;
• изложение в сжатой форме от третьего лица единственного или множественного числа. Типовые глаголы, используемые в тексте: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается", "устанавливает", "разработано", "признается", "возлагается" и т. п.

Положения, ср. 1. Местонахождение, расположение в пространстве. Положение луны при затмении солнца. Определить положение корабля. Дивизия заняла наиболее выгодное положение. Установить часы в строго вертикальном положении. 2. Поза; особая… … Толковый словарь Ушакова

Расположение, размещение, состояние, отношение, постановка, поза, позиция, обстановка, ситуация; условия, обстоятельства (мн. ч.), жизнь. Картинная (театральная) поза. Он в дурных обстоятельствах. См. афоризм, достоинство, закон, мнение, мысль,… … Словарь синонимов

Положение - Положение ♦ Situation Положение причисляют к одной из 10 категорий Аристотеля. В этом случае оно обозначает то же, что место или позиция (Место и Позиция). В распространенном смысле положением какого либо существа называют долю занимаемого… … Философский словарь Спонвиля

Положение - нормативный правовой акт, имеющий сводное значение и определяющий статус государственного органа или государственных органов. Пример Положение о Межведомственной комиссии по вопросам охраны и использования объектов промышленной собственности и ее … Элементарные начала общей теории права

ПОЛОЖЕНИЕ - (position). Место таксона в качестве элемента таксона более высокого ранга; так, например, Antirrhinum spurium по своему положению является элементом рода Antirrhinum, но когда он переносится в род Linaria, то его положение становится таким,… … Термины ботанической номенклатуры

А. Нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы государственного органа. Б. Нормативный акт, устанавливающий права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность… … Словарь бизнес-терминов

ПОЛОЖЕНИЕ, я, ср. 1. Местонахождение в пространстве. Определить п. судна. 2. Расположение, постановка тела или частей его, поза. П. рук при упоре. В сидячем положении. 3. Состояние кого чего н., сложившиеся обстоятельства. Тяжёлое п. в семье.… … Толковый словарь Ожегова

См. Титул (Источник: «Афоризмы со всего мира. Энциклопедия мудрости.» www.foxdesign.ru) … Сводная энциклопедия афоризмов

положение - Обычно о сложном или неприятном стечении обстоятельств. Аховое (разг.), безвыходное, безнадежное, глупое, двойственное, двусмысленное, дурацкое (разг.), затруднительное, катастрофическое, кризисное, критическое, мучительное, напряженное,… … Словарь эпитетов

Положение - документ, определяющий общие правила организации и выполнения работ по конкретному направлению сферы деятельности... Источник: ПРИКАЗ Ростехнадзора от 23.10.2006 N 928 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ И ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В… … Официальная терминология

Книги

• Положение о Школе подпрапорщиков Поселенного гренадерского корпуса , . Положение о Школе подпрапорщиков Поселенного гренадерского корпуса, утвержденное в С.- Петербурге 15 октября 1827 года. Воспроизведено в оригинальной авторской орфографии издания 1827 года…
• Положение о Высших женских курсах в Москве , . Положение о Высших женских курсах в Москве и речи, произнесенные при открытии Курсов 1 ноября 1872 года профессорами Московского университета св. А. М. Иванцовым-Платоновым, С. М. Соловьевым…

Фундаментом организационной деятельности любого учреждения являются организационно-правовые документы. Они регламентируют статус организации, ее структуру, штатную численность, должностной состав, а также определяют права, обязанности, ответственность и порядок взаимодействия ее обособленных, структурных подразделений и должностных лиц.

В данной статье мы подробно остановимся на таком организационно-правовом документе, как положение.

Наша справка

К организационно-правовым документам относятся:

• устав;
• учредительный договор;
• положение об организации;
• положения о структурных, обособленных подразделениях, о коллегиальном (совещательном) органе организации и т.д.;
• регламент;
• штатное расписание;
• инструкция;
• должностная инструкция;
• правила внутреннего трудового распорядка и др.

Все организационно-правовые документы подлежат утверждению либо вышестоящей организацией, либо руководителем или коллегиальным органом (если он есть) - советом директоров, собранием акционеров и т.п. Все нормы, содержащиеся в этих документах, обязательны для исполнения.

Виды положений

Наш словарик

Положение - это организационно-правовой документ, регламентирующий порядок образования, права, обязанности, ответственность и организацию работы структурного подразделения (должностного лица, совещательного или коллегиального органа), а также его взаимодействие с другими подразделениями и должностными лицами.

В коммерческой организации могут действовать несколько видов положений:

• Положение об организации;
• положения о структурных подразделениях, например Положение о бухгалтерии или Положение об отделе кадров;
• положения, определяющие деятельность комиссии или группы, например Положение об экспертной архивной комиссии;
• положения, регламентирующие работу должностных лиц, например Положение о генеральном директоре;
• положения, регулирующие организационные отношения по какому-либо конкретному вопросу, например Положение об аттестации работников или положение о работе с заявлениями и претензиями физических лиц.

Практическая польза положений состоит в том, что в них максимально конкретно прописано, кто и что должен делать, какие задачи выполнять и за что нести ответственность. В свою очередь, это значительно облегчает контроль за выполнением поручений руководителя. Когда два отдела организации «перебрасывают» друг на друга выполнение какой-либо задачи, затягивая ее решение, и не могут договориться между собой, кто и что будет делать, помогут разобраться положения о подразделениях. Поэтому дальновидные руководители обычно лично заинтересованы в том, чтобы было подготовлено положение об их отделе и чтобы оно было настолько подробным, насколько это возможно.

Самый простой пример: отдел хочет сдать в архив неоформленные документы - в скоросшивателях или вовсе россыпью. Документы не отсортированы и неизвестно, к каким делам они относятся. Начальник отдела настаивает на том, что разбирать эти документы и формировать их в дела должен секретарь. Секретарь же, открыв Положение об архиве, обращает внимание начальника на то, что в архив принимаются документы, сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел. Это внутрикорпоративный закон, и с ним приходится считаться.

Обратите внимание

Такие документы, как Положение об аттестации, Положение о работе с претензиями и др., по сути являются пошаговыми руководствами к действию: в них подробно описан каждый этап решения той или иной задачи.

Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях, пожалуй, самая распространенная и востребованная разновидность положений. Поскольку требования к положениям о структурных подразделениях и правила их разработки законодательно не установлены, каждая организация самостоятельно решает, какие вопросы деятельности конкретного подразделения должны быть урегулированы в этих локальных нормативных актах. Основные разделы стандартного Положения о подразделении представлены в таблице.

Основные разделы Положения о подразделении и их содержание

	Раздел положения
	Общие положения	полное наименование структурного подразделения (далее - СП); наименование, номер, дата правового акта, на основании которого создано СП; нормативные документы, которыми СП руководствуется в своей деятельности; кто возглавляет СП; кому подчиняется СП; порядок назначения и освобождения от должности руководителя СП; наличие печати
	Основные задачи	Задачи, для решения которых создано и работает СП
		Конкретные виды работ, выполняемые СП в рамках решения своих основных задач
	Права и обязанности	Права и обязанности руководителя и работников СП при выполнении своих функций
	Ответственность	Виды ответственности, которую может понести руководитель и работники СП в случае невыполнения своих обязанностей (дисциплинарная, административная, а в некоторых случаях и уголовная)
	Взаимоотношения	Порядок взаимодействия СП с другими подразделениями организации: в какой форме осуществляется, какие документы при этом создаются и т.д.

Реквизиты положения

При подготовке положения оформляются следующие реквизиты документа:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• дата документа;
• регистрационный номер документа;
• место составления или издания документа;
• гриф утверждения документа;
• текст документа;
• визы согласования документа.

Рассмотрим подробнее особенности оформления этих реквизитов в положениях.

• Наименование организации. Название организации-автора указывается согласно учредительным документам. Если в этих документах наряду с полным имеется и сокращенное наименование, то оно также указывается (Пример 1). Наименования на языках субъектов Российской Федерации или на иностранных языках указываются ниже наименования на русском или справа от него на одном уровне.

Авторами положения могут быть две и более организации (например, если создается Положения о взаимоотношениях). В этом случае наименования организаций располагаются на одном уровне (если речь идет о компаниях, не подчиненных друг другу), как в Примере 2, и на разных уровнях (если одно учреждение подчинено другому).

• Наименование вида документа. Данный реквизит печатается прописными буквами: ПОЛОЖЕНИЕ, точка после него не ставится.

• Заголовок к тексту. Набирается с новой строки и отвечает на вопросы: о чем (о ком)? (см. варианты расположения реквизита в Примерах 1 и 2).
• Дата документа. Датой документа является дата его утверждения. Она проставляется в соответствующем поле утверждающим должностным лицом. Если положение подписывается двумя и более организациями, то его датой будет дата последнего утверждения (см. Пример 2).

• Место составления или издания документа. Этот реквизит оформляется в том случае, если место издания положения нельзя определить по наименованию организации. Так, например, для ЗАО «Томские коммунальные системы» заполнять его не требуется, в отличие от ОАО «Средневолжская строительная компания». Если в первом случае ясно, где находится предприятие, то по второму наименованию точное местонахождение организации определить невозможно.

С другой стороны, если документ издается филиалом ЗАО «Томские коммунальные системы», расположенном в районном центре Томской области, то именно этот районный центр и будет указан в качестве места составления документа (см. Пример 1).

• Гриф утверждения документа. Обычно положения утверждаются руководителем организации. Но в рамках своей компетенции и при наличии соответствующих полномочий это может сделать и другое должностное лицо. Например, Положение о делопроизводстве по обращениям граждан может утвердить и административный директор. Гриф утверждения в положении состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (см. Пример 1).

Кроме того, положение может быть утверждено распорядительным документом - обычно приказом по основной деятельности. В этом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа (в творительном падеже), его даты и номера (см. Пример 2).

Пример 1

Верхняя часть положения, изданного филиалом организации

Пример 2

Верхняя часть положения, утвержденного двумя организациями

ПОЛОЖЕНИЕ

о взаимоотношениях организаций

26.05.2014 № 6/24-Пол

• Текст документа. Текст положения для удобства делится на разделы, каждому из которых присваивается порядковый номер. Все положения раздела также нумеруются. Это делается для того, чтобы можно было легко сослаться на ту или иную норму положения (см. Пример 5).

• Визы согласования документа. Положение подлежит обязательному согласованию со всеми заинтересованными должностными лицами. Удобно оформить к положению лист согласования, который будет являться неотъемлемой частью документа. Виза состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ, личной подписи, ее расшифровки и даты согласования.

Если согласование осуществляют документом, то гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование документа, его дату и номер. Заполненный лист согласования подписывается и датируется (см. оба варианта в Примере 3).

Пример 3

Лист согласования к положению

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к Положению о подготовке и передаче документов в архив
19.06.2014 № 5-П/2014

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания экспертной комиссии
ООО «Пристань»
от 16.06.2014 № 3

СОГЛАСОВАНО
Административный директор
Васильев Н.К. Васильев
17.06.2014

СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела
Лапшина Т.А. Лапшина
18.06.2014

Положение разработано. Что дальше?

С утвержденным положением в обязательном порядке следует ознакомить всех заинтересованных работников предприятия: если это положение об отделе, то всех работников отдела; если положение о работе с претензиями - всех, кто работает с претензиями, и т.п. Каждый новый работник организации в свой первый рабочий день должен изучить все положения и инструкции, по которым ему придется работать.

Виза ознакомления оформляется по аналогии с визой согласования, но выполняется собственноручно: работник пишет «Ознакомлен» или более подробно «С Положением о премировании ознакомлен», указывает свою должность, расписывается, расшифровывает подпись и указывает дату ознакомления.

Кстати

Вопрос о том, где писать данные об ознакомлении с документом, решается по-разному. Можно оформить лист ознакомления с документом, который подшивается к положению. Когда будет заполнен один лист, нужно подшить другой и т.д.
Визы ознакомления с положениями, касающимися трудовых отношений с персоналом, могут вписываться прямо в трудовой договор с работником еще до его подписания.

Положение является бессрочным документом и действует с момента своего утверждения до отмены или замены новым. Периодически (раз в несколько лет) положение нужно пересматривать и при необходимости вносить в него актуальные изменения. Отмена положения, его замена или внесение в него изменений производятся приказом по основной деятельности (Пример 4).

Пример 4

Приказ об отмене действующего положения и утверждении нового

Общество с ограниченной ответственностью «Гибралтар»
(ООО «Гибралтар»)

ПРИКАЗ

27.06.2014 № 33

г. Москва

В связи с изменением штатной структуры ООО «Гибралтар»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Отменить действующее Положение об отделе рекламы ООО «Гибралтар» с 01.07.2014.
2. Утвердить и ввести в действие Положение об управлении маркетинга ООО «Гибралтар» с 01.07.2014 (Приложение 1).
3. Начальнику отдела кадров Ивановой Р.А. ознакомить работников с настоящим приказом под роспись до 30.06.2014.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Владимиров П.А. Владимиров

В соответствии со ст. 50 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, отмененное положение хранится в архиве организации постоянно.

Положение о секретариате

В завершение приведем пример Положения о секретариате негосударственной организации (Пример 5).

Пример 5

Положение о секретариате

Общество с ограниченной ответственностью «Перекресток»
(ООО «Перекресток»)

ПОЛОЖЕНИЕ
о секретариате

14.07.2014 № 7/25-Пол

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретариат является структурным подразделением Общества с ограниченной ответственностью «Перекресток» (далее - Организация).

1.2. Создание, реорганизация и ликвидация секретариата проводятся по решению генерального директора Организации и оформляются приказом по основной деятельности.

1.3. Руководство секретариатом осуществляет начальник секретариата.

1.4. Начальник секретариата подчиняется непосредственно генеральному директору Организации, назначается и освобождается от должности его приказом.

1.5. В своей деятельности секретариат руководствуется:

1.5.1. Законодательством в сфере информации и документации.

1.5.2. Нормативными актами Президента и Правительства Российской Федерации, Госстандарта России и Росархива по вопросам документационного обеспечения управления и архивного хранения документов.

1.5.3. Уставом Организации.

1.5.4. Приказами и распоряжениями генерального директора Организации.

1.5.5. Инструкцией по делопроизводству Организации.

1.5.6. Другими нормативными актами и методическими документами по организации документационного, организационного и информационно-справочного обеспечения управления.

1.5.7. Настоящим Положением.

2. СТРУКТУРА СЕКРЕТАРИАТА

2.1. В состав секретариата входят:

2.1.1. Помощник генерального директора.

2.1.2. Секретарь заместителя генерального директора.

2.1.3. Секретарь главного инженера.

2.1.4. Офис-менеджер.

2.1.5. Курьер.

2.2. Обязанности работников секретариата устанавливаются должностными инструкциями.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ СЕКРЕТАРИАТА

3.1. Основными задачами секретариата являются:

3.1.1. Документационное обеспечение работы руководства Организации: генерального директора, его заместителя, главного инженера (далее - Руководство), а также коллегиального органа Организации - Собрания учредителей.

3.1.2. Организационное обеспечение работы Руководства Организации.

3.1.3. Справочно-информационное обеспечение работы Руководства Организации.

4. ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРИАТА

4.1. Секретариат выполняет следующие функции:

4.1.1. Проводит обработку входящих, исходящих и внутренних документов Организации.

4.1.2. Осуществляет прием, передачу и учет факсограмм, телефонограмм, телеграмм, электронных сообщений, поступающих в адрес Руководства Организации и отправляемых от его имени.

4.1.3. Принимает, рассматривает и представляет на рассмотрение документы, поступающие в адрес Руководства Организации.

4.1.4. Осуществляет контроль правильности оформления документов, представляемых на подпись Руководству Организации.

4.1.5. Готовит по поручению Руководства Организации проекты отдельных приказов, распоряжений, служебных писем, справок и других документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений и иными должностными лицами и специалистами.

4.1.6. Осуществляет редактирование документов по поручению Руководства.

4.1.7. Обеспечивает распечатку, сканирование и оперативное размножение документов, используемых в деятельности Руководства Организации.

4.1.8. Обеспечивает учет и своевременную регистрацию документов, их сохранность.

4.1.9. Организует рациональный документооборот и контроль движения документов в Организации.

4.1.10. Контролирует правильность оформления документов и обеспечивает методическую и организационную помощь работникам Организации в оформлении документов.

4.1.11. Обеспечивает формирование дел секретариата в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, их хранение, своевременную передачу дел на архивное хранение и выделение к уничтожению дел и документов с истекшими сроками хранения.

4.1.12. Организует планирование рабочего дня Руководства Организации.

4.1.13. Осуществляет телефонное обслуживание Руководства и работников Организации.

4.1.14. Составляет проекты планов работы Собрания учредителей Организации.

4.1.15. Готовит материалы к заседаниям Собрания учредителей Организации, обеспечивает их своевременную рассылку заинтересованным организациям и лицам.

4.1.16. Проводит своевременное информирование о проведении заседаний Собрания учредителей Организации.

4.1.17. Осуществляет подготовку и организует проведение оперативных совещаний, заседаний у Руководства Организации.

4.1.18. Проводит мероприятия по материально-техническому обеспечению заседаний и совещаний, проводимых Руководством Организации.

4.1.20. Осуществляет контроль выполнения решений Собрания учредителей Организации.

4.1.21. Организует прием посетителей Руководством и работниками Организации.

5. ПРАВА СЕКРЕТАРИАТА

5.1. Начальник секретариата имеет право:

5.1.1. Участвовать в установленном порядке в приеме и увольнении работников секретариата.

5.1.2. По согласованию с Руководством Организации осуществлять подбор, расстановку и перемещение работников секретариата.

5.1.3. Распределять работу между работниками секретариата.

5.1.4. Представлять работников секретариата к поощрению, а также вносить предложения о привлечении их к дисциплинарной ответственности.

5.1.5. Вносить предложения по изменению структуры и штата секретариата.

5.1.6. Вносить Руководству Организации предложения по совершенствованию работы секретариата.

5.1.7. Вести переписку по вопросам деятельности секретариата.

5.2. Работники секретариата имеют право:

5.2.1. Получать в установленном порядке от других структурных подразделений Организации необходимую для работы информацию.

5.2.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и работников Организации своевременного представления документов и информации Руководству Организации.

5.2.3. По поручению Руководства Организации привлекать работников других структурных подразделений для подготовки проектов приказов, распоряжений и других документов.

5.2.4. Возвращать на доработку работникам Организации проекты документов, оформленные ими с нарушением действующих норм и правил.

5.2.5. Вносить предложения по совершенствованию работы секретариата.

6. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ И СВЯЗИ СЕКРЕТАРИАТА С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ОРГАНИЗАЦИИ

6.1. Секретариат представляет Руководству Организации:

6.1.1. Поступившую корреспонденцию на рассмотрение.

6.1.2. Проекты документов на рассмотрение и подписание.

6.1.3. Служебные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы от структурных подразделений и должностных лиц Организации на рассмотрение.

6.2. Секретариат получает от Руководства Организации:

6.2.1. Поступившие из других организаций документы с резолюцией Руководства.

6.2.2. Предложения, служебные записки, справки структурных подразделений Организации с резолюцией Руководства.

6.2.3. Подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы.

6.2.4. Утвержденные нормативные документы.

6.2.5. Утвержденные планы работы структурных подразделений и коллегиального органа Организации.

6.3. Секретариат направляет в структурные подразделения Организации:

6.3.1. Копии приказов (выписки из приказов) на исполнение.

6.3.2. Копии протоколов (выписки из протоколов) заседаний Собрания учредителей Организации на исполнение.

6.4. Секретариат получает от структурных подразделений Организации:

6.4.1. Проекты служебных писем.

6.4.2. Проекты приказов и распоряжений.

6.4.3. Информационные и справочные материалы.

6.5. Секретариат направляет в другие организации деловые письма, информационные материалы.

6.6. Секретариат получает от других организаций деловые письма, информационные материалы.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЕКРЕТАРИАТА

7.1. Работники секретариата несут ответственность:

7.1.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на них должностными инструкциями;

7.1.2. Неисполнение или нарушение требований и норм действующего законодательства при подготовке и оформлении документов;

7.1.3. Достоверность отчетных данных, сведений и других материалов, подготавливаемых в секретариате и представляемых Руководству Организации и/или руководству структурных подразделений Организации;

7.1.4. Утрату и порчу дел и документов;

7.1.5. Несоблюдение условий хранения дел и документов;

7.1.6. Утрату и порчу печатей и штампов.

7.2. Начальник секретариата несет ответственность:

7.2.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него функций и обязанностей;

7.2.2. Рациональную расстановку работников секретариата и организацию их труда;

7.2.3. Организацию повышения деловой квалификации работников секретариата;

7.2.4. Состояние трудовой дисциплины в секретариате;

7.2.5. Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда и техники безопасности работниками секретариата.

администрация Новониколаевского

Отдел по образованию

Народная ул., д. 77, р. п. Новониколаевский, 403901

тел.(2, 6-12-96, факс.(2, E-mail: *****@***ru

« 22 » г. № _959_____

На № _______ от ________________

В соответствии со ст.2 Закона РФ «Об образовании» образовательному учреждению предоставлена автономность, что включает в себя право самостоятельно определять нормативную правовую основу своей деятельности. Это - компетенция образовательного учреждения. За органами управления образования – рекомендации и контроль. При экспертизе локальных актов обозначились следующие проблемы в разработке правового поля деятельности образовательного учреждения:

1.Определение необходимого перечня локальных актов образовательного учреждения в соответствии с Уставом;

2.Разработка локальных актов образовательного учреждения как юридического документа в соответствии с установленной формой;

3.Определение задач и функций государственно – общественных форм самоуправления образовательного учреждения;

4.Соответствие разработанной нормативной правовой основы, регулирующей деятельность образовательного учреждения, действующему законодательству РФ в области образования.

П.1.7. «б» ст. 13 «Устав образовательного учреждения» Закона РФ «Об образовании» показывает, что в Уставе образовательного учреждения в обязательном порядке указывается: структура, порядок формирования органов управления образовательного учреждения, их компетенция и порядок организации деятельности. Поэтому необходимо определить:

– какие органы управления действуют в данном образовательном учреждении;

– каковы их функциональные управленческие связи;

– действуют ли они в соответствии с утвержденным положением (локальным актом).

Проблемы возникают у руководителей образовательных учреждений с регистрацией и оформлением локальных актов, с определением ответственности за неисполнение локального акта, с порядком внесения изменений и дополнений, с ознакомлением работников учреждения с локальным актом, с персоналом, на который распространяется действие локального акта.

Технология составления положений

Положение – это организационно – юридический документ, регламентирующий деятельность управлений, учреждений и их структурных подразделений.

Как правило, положения состоят из следующих разделов:

1.Общие положения.

2.Взаимосвязи с другими органами самоуправления.

3.Основные задачи.

4.Функции (обязанности).

6.Ответственность.

7.Организация управления.

8.Делопроизводство.

Раздел «Общие положения» включает в себя:

– определение статуса органа самоуправления в системе управления;

– указания о том, кем оно возглавляется и кому подчиняется;

– степень самостоятельности;

Основой для составления должностных инструкций работников образовательных учреждений должны являться Устав и Положение о типе и виде образовательного учреждения, имеющиеся квалификационные характеристики и квалификационные требования по должности. Действующее законодательство не предъявляет жестких требований к структуре и содержанию должностных инструкций. Однако с учетом имеющихся рекомендаций представляется целесообразным включить в состав должностных инструкций следующие разделы:

1.Раздел «Общие положения» определяется точное наименование должности работника. Это необходимо для определения роли должности в конкретных условиях деятельности образовательного учреждения, уровня оплаты труда работника, замещающего должность, условий премирования, а также для правильного решения вопросов социального обеспечения. Наименование должности работника должно отражать характер выполняемой им работы и строго соответствовать действующей номенклатуре должностей.

Далее определяется подчиненность работника. В соответствии с принципами управления работник должен иметь только одного непосредственного руководителя. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению ответственности как подчиненного, так и самих руководителей.

Кроме того, определяется должностное лицо, которое назначает работника на должность и освобождает его от нее.

Указывается наличие у работника подчиненных.

Этот пункт увязан с разделом «Ответственность», в котором, в случае наличия подчиненных, оговаривается ответственность не только за собственные действия данного работника, но и за действие подчиненных.

Содержатся указания о порядке замещения работника в случае его временного отсутствия (отпуск, длительная командировка, болезнь и тому подобное). Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей. Если нет четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, то это дезорганизует работу учреждения.

Кроме названного, содержит перечень документов (законодательные акты Российской Федерации, устав образовательного учреждения, инструкции, рекомендации и так далее), которыми работник руководствуется в своей деятельности.

Раздел «Основные задачи и функции» должностной инструкции раскрывает основные задачи работника, вытекающие из задач и функций данного образовательного учреждения. При этом наиболее точно определяется содержание конкретной задачи или функции, выполнение которой возлагается на работника. Следует отметить, что все функции образовательного учреждения, без исключения, распределяются между работниками, включая руководителей.

Раздел «Должностные обязанности» раскрывает конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач. Если рассматривать разработку должностных инструкций развивающейся школы, то характер работы не только администрации, но и педагогических сотрудников будет носить исследовательский характер. Поэтому практически по всем педагогическим должностям сотрудник будет обязан:

анализировать соответствующую часть образовательного (учебно – воспитательного) процесса;

прогнозировать деятельность на своем участке образовательного (учебно – воспитательного) процесса;

планировать и организовывать работу;

координировать деятельность лиц на соответствующем участке образовательного (учебно – воспитательного) процесса;

контролировать работников, находящихся в непосредственном подчинении;

корректировать собственную деятельность и деятельность того участка образовательного (учебно – воспитательного) процесса, за который отвечает;

разрабатывать планы, программы и иные документы;

консультировать участников образовательного (учебно – воспитательного) процесса, отнесенных к его компетенции;

оценивать и осуществлять экспертизу деятельности на своем участке образовательного (учебно – воспитательного) процесса;

обеспечивать выполнение своих функций.

Раздел «Права» . В нем дается перечень прав. Предоставляемых работнику для успешного выполнения возложенных на него обязанностей. При составлении этого раздела необходимо учитывать фиксацию конкретных прав по направлению деятельности работника с учетом специфики его работы.

Четкое определение прав способствует разрешению спорных вопросов во взаимоотношениях между работниками в образовательном учреждении. Работник в необходимых случаях может отстаивать свои права на основании юридического документа, каким является должностная инструкция.

Предоставление работнику прав способствует полному исполнению возложенных на него обязанностей. Вот почему в следующем разделе должностной инструкции – «Ответственность» - предусматривается одинаковая ответственность как за невыполнение обязанностей, так и за не использование предоставленных работнику прав.

Раздел «Ответственность» . В этом разделе можно было бы перечислить все обязанности и права, указав в заглавной части на личную ответственность за их не выполнение или не исполнение Однако это неоправданно увеличило бы объем каждой инструкции, поэтому рекомендуется определить ответственность одной фразой: «работник несет дисциплинарную ответственность за некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных должностной инструкцией».

Раздел «Связи по должности». В разделе указывается, когда, в какой форме и по отношению к каким должностям осуществляется отчетность и контроль.

Экспертиза локальных актов образовательных учреждений показала, что:

– большинство локальных актов вступают в противоречие с действующим законодательством;

– во многих локальных актах дублируются нормы законодательства;

– не соблюдаются требования к структуре и содержанию локального акта;

– не в полной мере обеспечена нормативность локального акта;

– не правильно оформляется регистрация локального акта, в связи с чем не оформлены реквизиты;

– не предусмотрен контроль за исполнением локального акта;

– не предусмотрен порядок внесения изменений и дополнений;

– не возможно отследить, ознакомлены ли работники с локальным актом, на кого распространяется действие локального акта;

– учебный план;

– годовой календарный учебный график (по согласованию с РОУО);

– Положение об учебном кабинете;

– Положение о школьном музее.

Гриф Принято на педагогическом совете протокол от_______ № _______ можно проставить в левом углу титульного листа или в конце документа.

Все локальные нормативные акты, утверждаемые органом самоуправления, должны вводиться в действие приказом руководителя.

Порядок оформления локальных нормативных актов

1.Локальный нормативный акт должен быть подписан разработчиком с указанием должности и фамилии.

2.Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу на титульном листе. Сокращенное наименование учреждения допустимо при наличии на бланке или на угловом штампе полного наименования учреждения.

3.Грифы введения в действие, учета мнения, согласования и др. располагаются в левом верхнем углу на титульном листе.

4.Утверждение может быть двух видов: прямое утверждение (1 вариант), и через приказ (2 вариант).

5.Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата.

ОБРАЗЦЫ ГРИФОВ

Прямое утверждение

наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

наименование должности руководителя

___________________________________

___________________________________

расшифровка подписи

"___" _______ 200__г.

через приказ

____________________________________________________

наименование организации

Приложение

УТВЕРЖДЕНО

___________________________________________

Приказом МОУ СОШ №

от 01.01.2001 №

2.Документы, где требуется учет мнения профсоюзного комитета. Утверждаются следующим образом:

Прямое утверждение:

____________________________________________________

наименование организации

УТВЕРЖДЕНО УТВЕРЖДАЮ

с учетом мнения директор МОУ

профсоюзного комитета СОШ №___________

МОУ СОШ № ________ _______ (расшифровка)

протокол от _____ №_____ 00.00.0000.г или

председатель профкома «___»____________год

_________(расшифровка)

Если документ утверждался приказом директора, то гриф «Утверждено с учетом мнения» проставляется в конце приказа, а в приложении рекомендуется указать:

Приложение

УТВЕРЖДЕНО

приказом МОУ

СОШ № __________

от _____ № _________

с учетом мнения

профсоюзного комитета

протокол от ______№__

3.В документах, где требуется введение их в действие приказом руководителя МОУ, в левом углу ставится гриф «Введено в действие»

____________________________________________________

наименование организации

Введено в действие УТВЕРЖДЕНО

приказом директора на Совете МОУ

МОУ СОШ №_______ СОШ №__________

от________ №_______ протокол от_______ №__

Директор МОУ СОШ №____

_________(расшифровка)

Главный специалист отдела по образованию

1. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ - ВЫСШАЯ ШКОЛА ЭКОНОМИКИ (практическое пособие), Ю. П.ОРЛОВСКИЙ, Д. Л. КУЗНЕЦОВ,

2.ж. Библиотека ДШ, 2008г.

3.Информационно – методические материалы, ВГИПКИПРО, кафедра управления образованием

Положение

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификаци­онный характер и определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. Например: «Общее положение о министерст­вах», «Положение о государственной автомобильной инспекции». Положения могут регламентировать деятельность отдельных долж­ностных лиц. В управленческой практике создают положения, регу­лирующие совокупность организационных, трудовых отношений по конкретным вопросам. Например: «Положение о бухгалтерском уче­те и отчетности в Российской Федерации», «Положение о докумен­тах и документообороте в бухгалтерском учете».*

* Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа» «Интел-синтез», 1999, с. 108.

Наиболее распространенный вид положения - документ, предназначенный для нормативно-правовой регламентации дея­тельности организации или ее структурного подразделения. По­ложение об организации определяет ее статус, порядок ее созда­ния, место в системе управления, внутреннюю структуру, функ­ции, компетенцию, обязанности, порядок реорганизации и лик­видации. В практике администрирования организаций, имею­щих внутреннюю организационную структуру, положение явля­ется основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура текста положения и его формуляр унифицирова­ны в УСОРД*. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование ор­ганизации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

* Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. - М., 1982, с.12, 21.

Общие положения.

Цели и задачи.

Функции.

Права и обязанности.

Руководство.

Взаимоотношения (служебные связи).

В разделе «Общие положения» указываются точное наиме­нование структурного подразделения, степень его самостоя­тельности, подчиненность - орган управления (или должно­стное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение. Дается перечень основных правовых, дирек­тивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

В разделе «Цели и задачи» в обобщенном виде формулирует­ся главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи.

Раздел «Функции» - основной раздел положения, он дол­жен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функ­ций, которые должны обеспечить решение основных задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, кото­рыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым докумен­там Правительства, вышестоящих органов управления и докумен­там, регламентирующим деятельность данной организации.

Раздел «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образова­ния и стажу практической работы. Должностные обязанности руководителя не регламентируются отдельным документом (дол­жностной инструкцией), поэтому в данном разделе обязанно­сти руководителя выделяют отдельно, в их числе, как пра­вило, указывают функцию координации деятельности струк­турного подразделения, планирование его работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др. Для разграничения прав подразделения и его руководителя в разделе устанавливают персональные права ру­ководителя. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, утверждать определенные. документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения и взыскания и т.д. В разделе «Руководство» перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач службы (структурного подразделения), за состояние документации, ее соответствие требованиям право­вых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возни­кающие в результате производственной, хозяйственной, управ­ленческой деятельности, фиксируются документные связи - наименования документов, периодичность их представления, сроки, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделе­нием совместно с другими структурными подразделениями.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрискон­сульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридиче­скую силу с момента утверждения.

Смотрите также: